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法規內容

法規名稱: 臺南市政府警察局公文電子交換作業要點
公發布日: 民國 100 年 04 月 25 日
修正日期: 民國 105 年 04 月 15 日
發文字號: 南市警秘字第1050200343號函
法規體系: 臺南市法規資料庫/警察類
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一、臺南市政府警察局(以下簡稱本局),為推動電子化政府,簡化文書作業,以求公文瞬即送達,提高政府行政效能,創新政府為民服務品質,爰依公文程式條例第十二條之一及機關公文電子交換作業辦法第十二條規定,訂定本要點。

二、本局及所屬機關實施公文電子交換作業依本要點之規定,本要點未規定者,適用行政院頒文書處理手冊、機關公文電子交換作業辦法或其他有關法令之規定。但機密性文書,暫不適用。

三、本要點用詞定義:

(一)電子交換:指將公文及附件資料,透過電腦電子化處理及電信網路或公文電子交換服務中心,予以傳遞收受者。

(二)行文群組:係指對於經常同時一次行文之對象,予以分類編組,各組取其概括性通稱,賦予群組代碼、簡稱。

(三)電子信箱位址:表示機關(單位或個人)所在的國家、網路系統及工作主機,組成收文者位址,供收受電子文件之用。

四、電子交換權責劃分:

(一)本局秘書室:負責辦理本局公文電子交換總收文、發文、檔案管理及時效研、管考稽查等事宜。

(二)本局資訊室:負責辦理本局公文電子交換作業系統、公文電子傳遞執行計畫、建置管理電子交換服務中心、綜理電子交換資訊、技術指導等事宜。

(三)本局人事室:配合辦理本局電子交換教育訓練及考核獎懲等事宜。

五、電子交換對象與條件:

(一)各機關、事業機構、團體、個人。

(二)具有能與公文電子交換服務中心連線,並能傳送、讀取及列印文書資料之電腦設備者。

六、電子交換收文、發文處理原則,機關公文電子交換機制分為三類:

(一)第一類:屬經由市、縣政府系統公文電子交換服務中心(eCLIENT公文用戶端系統)集中處理,電子認證、收方自動回復等功能,並提供交換紀錄儲存,正、副本分送及怠慢處理等加值服務者。

(二)第二類:屬點對點直接電子交換,並具有加密(電子數位信封)、電子認證、收方自動回復等功能者。

(三)第三類:屬發文方登載於電子公告欄,並得輔以電子郵遞告之,不另行文者。

七、電子交換收文、發文處理程序:

(一)收文處理程序:識別通行、電子認證、收文確認、收文列印、檢視處理、分文、編號、登錄、傳送等。

(二)發文處理程序:檢視發文清單、校對、識別通行、電子認證、發文傳送、發文確認、加蓋「已電子交換」章戳、檢視發送結果、處理失敗訊息等。

八、電子交換一般規定:

(一)公文以電子交換行之者,得不蓋用印信或簽署。

(二)收發人員應於收到電子文件時,蓋用「已電子交換」電子文件章戳。

(三)與電子交換作業有關之操作、管理、稽核人員、皆負有保密之義務。

(四)各單位由收發人員負責辦理公文電子交換作業。但依公文性質、行文單位及時效,有適當控管程序,可指定專人辦理者,不在此限。

(五)收、發電子公文,不得增、減發送或列印。

(六)為確保電子公文之真實無訛,凡涉及重大權益之得失變更案件,收文、發文雙方均得要求立即確認、重傳或回傳以驗證之;尤其要注意重要關鍵字句、金錢、數字、日期、時間,以及人、物、地名之核對。

(七)公文電子交換作業使用之GCA卡及讀卡機,應指定總收發專人負責保管使用,上述設備如有遺失或損毀,應依相關規定程序申請補發。

九、電子交換公文應由各業務單位承辦人自行校對並應注意下列事項:

(一)應先檢查公文原稿,是否依決行層次完成判發程序,非經判發,不得發文。

(二)急要文稿應優先處理。

(三)由螢幕上全頁校對並校對附檔發文全文。

(四)校對公文之密等、速別、全文之款式、內容及標點符號是否正確。

(五)公文應特別校對數字、人名、地名及時間是否正確。

(六)公文應校對是否使用標楷體字型。

(七)附件隨文或附件領回自發併送,應註明並檢點是否齊全。

(八)副本含附件時,應予註明。

(九)檢查正、副本行文單位名稱是否為正確之機關全銜,避免錯誤而造成無法電子交換之情形。

(十)受文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時,應詳加核對發文清單,檢查非電子交換文件正、副本受文者及附件之件數是否齊全。

(十一)文稿之檔號、保存年限及頁碼是否填寫完整。

(十二)經校對無誤後,於校對欄蓋章並將電子檔傳送至各單位收發人員發送。

十、除機密文件及附件為實體、支票、原始憑證、須蓋印章之表單或受文機關未實施電子交換、前置處理器暫停使用時等無法以電子檔傳遞者,餘均應實施電子交換發文(包括本文及附件)。若附件為紙本,應以掃描器,掃描成電子檔傳送。

十一、各單位應每月五日前詳實登錄於國家發展委員會檔案管理局網路填報系統(網址:http://edic.good.nat.gov.tw/)填報,填記方式如下:

(一)收文件數:紙本收文件數+電子收文件數。

(二)發文件數:紙本發文件數+電子發文件數。

(三)不適用電子交換件數:密件及附件為實體、支票、原始憑證、須蓋印章表單。

(四)非電子交換數:受文機關未實施電子交、受文機關前置處理器暫停使用、承辦人配合電子交換作業意願不足。

(五)電子公布欄件數:為上載至全國政府機關電子公布欄或本局內部公布欄皆可計算入內。

十二、獎懲規定:

(一)應實施電子交換發文件(包括本文及附件),未依規定實施公文電子交換者,經抽查凡半年累計應實施公文電子交換文件,卻未依規定辦理十件以上者承辦人予以申誡一次處分,二十件以上者申誡二次處分。

(二)辦理推動公文電子交換作業辦理轉檔、傳送、發文辛勞得力人員,每半年統計電子交換發文件數占總發文件數百分比評核,獎勵如下:

1.各分局、大隊、隊評比成績,第一、二名依實際出力人員業務主管、承辦人各嘉獎二次(收文、轉檔、傳送、發文),第三、四名業務主管各嘉獎一次、承辦人各嘉獎二次(收文、轉檔、傳送、發文)、第五、六名承辦人各嘉獎一次(收文、轉檔、傳送、發文)。

2.各科、室、中心評比成績,第一、二名主管、承辦人各嘉獎二次(登記桌作業),第三、四名主管各嘉獎一次、承辦人各嘉獎二次(登記桌作業)、第五、六名承辦人各嘉獎一次(登記桌作業)。

3.本局辦理電子交換作業辦理轉檔、傳送、發文實際得力、推動本項作業及資訊人員、督導本案作業人員(獎勵總額度嘉獎一次六人次)。