法規內容：
一、依據：
（一）行政院暨所屬各機關處理人民陳情案件要點。
（二）文書流程管理手冊。
二、本要點所稱人民陳情案件，係指人民對於行政興革之建議、行政法令
之查詢、行政違失之舉發或行政上權益之維護，以書面或言詞向本局
暨所屬各分局提出之具體事項之案件。
三、人民陳情案件得以書面為之，書面包括電子郵件及傳真等在內。
前項書面應載明具體陳訴事項、姓名、國民身分證統一編號或其他身
分證件號碼及聯絡方式。
第二項所稱聯絡方式包括電話、住址、傳真、電子郵件位址等。
四、人民陳情得以言詞為之，由本局服務臺人員先行聆聽陳訴後，再依案
情聯絡相關業務單位收受有關資料並製作紀錄，載明姓名、國民身分
證統一編號或其他身分證件號碼、聯絡住址及電話，並向陳情人朗讀
或使閱覽，請其簽名或蓋章確認後據以辦理並影送收文單位掛號列管
，紀錄單如附表一。
五、人民陳情案件，應本合法、合理、迅速、確實辦結原則，審慎處理。
六、人民陳情案件由陳情事項之主管業務單位受理；非屬收受單位權責者
，應逕移業務主管單位或機關處理，並函知陳情人。
涉及二個以上單位權責時，收受單位應主動協調有關單位處理；遇有
爭議，由其共同之上級機關處理。
七、人民之陳情符合訴願法第八十條第一項：「提起訴願因逾法定期間而
為不受理決定時，原行政處分顯屬違法或過當者，原行政處分機關或
其上級機關得依職權撤銷或變更之。」之規定者，受理機關應依上開
規定予以適當處理。
八、各單位受理人民陳情案件後，應將陳情之文件或紀錄及相關資料附隨
處理中之文卷，依分層負責規定，逐級陳核後，視情形以公文、電子
公文或其他方式答復。
九、處理人民陳情案件，得視案情需要，約談陳情人面談、舉行聽證會或
派員實地調查處理。
十、各單位答復人民陳情案件時，應針對案情內容敘明具體處理意見及法
規依據，以簡明、肯定之文字答復陳情人，並副知有關機關。
十一、各單位受理人民陳情案件應予以登錄於本局人民陳情列管案件管制
表如附表二，詳列列管字號、陳情方式、收文日期、總收文號、承
辦單位、預定完成日期、交辦日期、交辦文號、實際完成日期、簡
要案由、展期次數列管至全案辦結回復陳情人止。處理期限依「臺
南市政府警察局各類人民陳情案件處理時限表」如附表三，最久不
得超過三十日，管制原則及處理時限計算方式依「文書流程管理手
冊」辦理；以電子郵件陳情之案件依「臺南市政府警察局處理首長
電子信箱作業要點」規定期限辦理；其未能於規定期限三十日內辦
結者，應依分層負責簽請核准延長，並將延長理由以書面先行告知
陳情人。
十二、人民對依法得提起訴願、訴訟、請求國家賠償或其他法定程序之事
項提出陳情時，應告知陳情人，或逕移送主管機關並副知陳情人。
十三、人民陳情案件經主管單位處理後，陳情人如有不同意見再向上級機
關陳情時，上級機關應視案情內容，依權責逕予處理，或指示處理
原則後函轉原機關處理。
十四、人民陳情案件有下列情形之一者，受理單位得依分層負責權限規定
，不予處理，但仍應予登記以利查考：
（一）無具體內容、未具姓名或住址者。
（二）同一事由，經予適當處理，並已明確答復後，而仍一再陳情者。
（三）經查報證實所留姓名、住址、聯絡電話或電子郵件位址屬偽冒、
匿名者虛報或不實者。
（四）非本局之主管業務事項，接獲陳情人以同一事由已分向各業務機
關陳情者。
前項第二款一再向原受理機關或其上級機關陳情而交辦者，受理單
位得僅函知陳情人，並副知交辦機關已為回復之日期、文號後予以
結案。
十五、人民陳情案件有下列情形之一者，受理機關應通知陳情人依原法定
程序辦理：
（一）檢、警、調機關進行偵查中者。
（二）訴訟繫屬中或提起行政救濟者。
（三）經判決或決定確定，或完成特定法定程序者。
十六、處理人民陳情案卷，應以「案」為單元建立檔案，並定期將陳情案
件數量及涉及問題性質、類別及處理結果，加以檢討分析，提出改
進建議，供機關首長及有關單位參採。
十七、各單位於辦理人民陳情案件回復陳情人時，應附「臺南市政府警察
局人民陳情案件處理情形調查表」（如附表四），並定期統計陳情
案件資料、作業、滿意情形，綜合檢討分析，研提改進建議事項，
分送各單位參考改進。
十八、人民陳情案件有保密之必要者，受理單位應予保密。
十九、獎懲規定：
（一）辦理本案答復內容具體詳實，且能依規定期限辦結之各業務承辦
人，辦結件數在二十六件（含）以上者嘉獎一次，六十二件（含
）以上者嘉獎二次。本案負責催辦、協調、聯繫工作著有績效人
員及單位主管督辦成效優異者，得併案敘獎。
（二）本局將定期、不定期檢討辦理本案不力之單位，無正當理由延誤
回復時效二倍以上，或經催辦仍未及時處理辦結者，依警察人員
獎懲標準相關規定，視情節輕重予以懲處。經常延誤結案時效之
單位，其單位主官（管）將併同業務承辦人視情節輕重予以議處
。
（三）有關件數之計算，以收文室登錄本局公文管理整合系統之案件或
各單位依附表設簿登錄列管案件統計；一案二單位或二承辦人員
者，其件數採從寬計算。
二十、本作業規定如有未盡事宜，得隨時修訂之。