一、為妥善管理本府永華及民治市政中心所在建物會議室（以下簡稱會議室），充分發揮功能及維持使用品質，特訂定本要點。
二、會議室不提供非本府機關（單位）使用，本府各機關（單位）亦不得代其他機關（單位）申請使用。但會議主席為市長、副市長、秘書長或副秘書長（以下簡稱本府一層長官）者，不在此限。
三、申請使用會議室應至會議室使用登錄系統登錄，由本府秘書處審核登記。
會議室使用登錄系統開放登錄之使用期間以九十日內召開之會議為原則。逾九十日者，應簽會本府秘書處並奉本府核可後，移送本府秘書處登記。
四、國定假日或例假日申請使用會議室，以本府永華市政中心東哲廳多功能會議室為限，並應於使用日五日前簽會本府秘書處。但因情況急迫未能於使用日五日前簽會者，應先以電話通知。
使用會議室應向本府秘書處領取鑰匙；鑰匙不得擅自複製，並應於使用結束後繳回。
五、申請使用會議室時段與本府一層長官主持之緊急會議衝突者，由本府一層長官優先使用。
六、申請使用會議室有下列情形之一者，本府秘書處得不同意其使用：
（一）因同一事由同時申請使用數會議室或同一會議室申請使用數日。
（二）開會人數遠低於會議室座位。
（三）其他經本府秘書處認有不當之情形。
七、會議室內物品，除完成借用登記外，不得攜出。
使用機關（單位）須妥善維護會議室內各項設備，未經許可不可擅自移動或私自架設，若有毀損，應負賠償責任。
八、使用機關（單位）於會議室使用完畢後，應將設備（含桌椅、窗戶、窗簾及各項電器等）及設施回復原狀。
九、使用機關（單位）應維持會議室之環境衛生清潔，如有於會議室內飲食，應負責清理，並將廚餘及便當盒等垃圾於分類後送至資源回收處。
十、會議室禁止使用杯水、紙杯及瓶裝水。使用機關（單位）如有提供飲水需求，應自備環保杯具。
十一、使用機關（單位）於使用會議室前應先行檢測會議室各項設備，如有瑕疵或損壞之情形，應即通知本府秘書處；未通知而繼續使用致損壞發生或擴大，應負賠償責任。
十二、使用機關（單位）應依登錄時段使用會議室，如有異動應至會議室使用登錄系統取消申請。
使用機關（單位）有下列情形之一者，以承辦單位(科、組、室等)為記點對象，每次違規記點一點；情節重大者記點二點。同一年度累計記點達二點者，停止使用會議室三個月：
（一）未依申請實際使用會議室。
（二）有第六點至第九點規定之情形。
（三）擅自複製鑰匙。
（四）其他不當占用或使用情形