一 台南縣政府 (以下簡稱本府) ，為落實文書流程管理，提升行政效率
，依據行政院頒「文書處理手冊」、「監察院糾正及調查案件追蹤管
制作業注意事項」暨行政院研考會訂定「文書流程管理手冊」規定，
特訂定本規定。
二 本規定適用範圍：
(一) 本府及所屬各機關。
(二) 本縣各鄉鎮市公所。
三 為有效發揮文書流程管理功能，應以機關內每一成員對公文處理的自
我管理為主，文書單位及管制單位查催處理為輔。
四 各類公文處理時限，除法令另有規定外，依下列規定：
(一) 一般公文：
1 最速件：一日。
2 速件：三日。
3 普通件：六日。
4 限期公文：來文或依其他規定訂有期限之公文，依其規定期限辦
理。
5 專案管制案件 (涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需三十
日以上方可辦結之複雜案件，得申請為專案管制案件) 之處理時
限，各機關得視事實需要自行訂定。
(二) 人民申請案件：按其性質，區分類別、項目，依主管機關分別訂定
的處理時限暨依「本縣各機關處理人民申請案件項目暨期限表」規
定期限處理。
(三) 人民陳情案件：不得超過三十日。
(四) 訴願案件：依「訴願法」之規定辦理。
前述各款規定之公文處理時限，除限期公文、專案管制案件、人民申
請案件、訴願案件或其他依法令另有規定者外，均扣除假日計算。
五 公文處理時效計算基準如左：
(一) 一般公文：
1 答復案件：自收文之次日起至發文日止 (含本機關內部單位會簽
稿、會辦時間) 所需日數扣除假日，為發文使用日數。
2 彙辦案件：自彙辦案件最後一件收文之次日起至發文之日止，所
需日數扣除假日，為其首件來文發文使用日數；其餘彙辦公文均
以存查公文計算。
3 併辦案件：自首件收文之次日起至發文之日止，所需日數扣除假
日，為其發文使用日數；其餘併辦公文均以存查公文計算。
4 創稿案件：如係交辦案件，自交辦之日起算；如係先簽後稿，自
首次簽辦之日起算；如係直接辦稿，自辦稿之日起算，所需日數
扣除假日，為其發文使用日數。
5 限期案件：依下列方式，自收文之次日起計算發文使用日數：
(1) 未逾來文所定期限，而實際處理日數超過六日者，以六日計算
處理時效，未超過六日者，以實際處理日數計算處理時效。
(2) 逾越來文所訂期限者，依實際處理日數計算處理時效。
送會本機關以外機關者，從送會之日起至退會收到之日止，期間
得予扣除。
(二) 專案、人民申請案件、人民陳情案件及訴願案件：
1 均以「案」為統計單元，並以「依限辦結」與「逾限辦結」為計
算基準。在規定處理時限內辦結者列為「依限辦結」，超過規定
處理時限辦結者列為「逾限辦結」。
2 人民申請案件如因申請人所送表件不全、填寫錯誤或手續不合，
主辦單位應詳細說明，一次通知補正。機關因通知補正、或其他
不可歸責任之事由者，致事務之處理遭受阻礙時，從其通如、發
生之日起至補件、終止之日止，所經過之期間得予扣除。
3 人民陳情案件因須等待外機關資料或適用法令疑義層轉核釋者，
從其層轉之日起，至函復、釋復之日止，所經過之期間得予扣除
。
(三) 處理時效，除公時為計算基準者，係以一小時為計算單位外，以半
日為計算基準，未滿半日，以半日計算，超過半日未滿一日，以一
日計算；其區分基準為十三時三十分。
(四) 處理時效之計算，除以時為計算單位者，係以收文之時起算外，其
餘均以收文之次日起算；但收文當日辦結者，以半日計算。
(五) 前述各類案件處理時效之計算，除專案、人民申請案件及訴願案件
外，均不含假日。
(六) 公文處理各階段中，因時間註記不明確或未註記者，一律以該階段
最長時間認定。
(七) 存查案件以文書最後核決時間為結案時間。
六 公文處理速別的規定：
(一) 一般公文處理速別之擬定，發文機關承辦人員應確實區分，各級人
員應詳加審核。
(二) 受文機關承辦單位承辦人員，經審來文處理速別與公文性質不符者
，得簽奉單位主管或其指定授權人員核定，逕於文件首頁上核批調
整速別 (例如調整為普通件) ，並通知單位收文人員據以更改該文
速別。
七 下列文件，得簽擬存查：
(一) 無轉行或簽復必要之文件。
(二) 下級機關送請例行備案或備查之文件及表報。
(三) 本機關蒐集或受贈與之參考資料。
(四) 屬通知參考性之副本。
八 公文處理業務單位人員應行注意事項：
(一) 承辦人應注意事項：
1 把握簽辦時效，力求在可使用時間限期內辦結，如案情複雜，必
須展期才能辦出或在處理過程中發生困難，應即分析案情考量應
展期日數，並於屆滿處理時限以前，敘明理由及展期日數，申請
權負主管核准展期。
2 承辦人員對所經辦之公文，自簽辦之日起至發文之日止，應注意
處理流程各階段之查催，如有查催困難情事，應即時向單位主管
反映處理。
3 同一文件請三個以上單位會核，宜複製同時送會；機關內部送會
公文按傳遞速別卷宗「最速件：一小時」、「速件：二小時」、
「普通件：四小時」之時限辦理；送 (收) 會外機關公文則按速
件 (三日) 辦理。
4 對於陳核或送會逾時公文，應予提醒催辦。
5 管制單位對逾期案件進行調卷分析，其所需資料，應配合提供。
6 承辦人員於接獲稽催後，應立即簽辦，仍不簽辦，又不將延辦理
由答復者，得簽報議處。
(二) 單位收發人員應注意事項：
1 逐日檢查公文處理紀錄，對將屆預定辦結期限之案件宜預先告知
提醒承辦人，對逾期案件未依規定辦理展期手續者或受會逾期辦
理者，應辦理稽催，並將查催資料提供單位主管參處。
2 配合管制單位辦理調卷分析需要，提供必要的資料。
(三) 各級單任主管應注意事項：
1 充分掌握查催資料，即時督促每一成員作業時效，本身尤應注意
公文品質及處理時限之遵守，若疏於督催致有貽誤時，應負共同
責任。
2 在權責內核准確屬需要展期案件，對逾期案未辦展期者，即督促
承辦人妥適處理，並予告誡。
3 落實執行職務代理制度，督促代理人確實於時限內辦妥代辦公文
，避免積壓公文情事。
4 對涉及兩個以上單位的作業，宜與相關單位商訂定原則後再行處
理，避免因往來會稿而延誤時效。
九 案件經細檢討，預計不能於規定時間內辦出時，應於屆滿辦理期限以
前依規定辦理展期：
(一) 申請展期以二次為限，每次展期不得超過十天，由單位主管核准，
但因情形特殊須為第三次以上展期或展期超過一個月以上時，應由
機關首長核准，並會知研考單位。
(二) 人民申請案件如未能於應處理期間辦結者，得於原處理期間之限度
內延長之，但以一次為限。
並應於原處理期間屆滿前，將延長理由以書面告知申請人。
(三) 人民陳情案件未能於處理期間辦結者，除依規定辦理展期外，應將
延長時限理由以書面告之陳情人。
(四) 逾期案件經辦展期後，如公文實際有積壓事實者，仍應負積壓責任
。
(五) 展期申請單如附件一、二。
一○ 監察院所提糾正、函請改善及委託調查案件之追蹤管制方式：
(一) 研考單位對該機關逾期限尚未答復監察院案件，應即稽催。
(二) 如逾期二個月尚未辦結者，應分別調查原因、分析責任，簽報機
關首長核處。
一一 公文處理懲處規定如左：
(一) 無故積壓公文者。
(二) 損毀、棄置、遺失公文或檔案者。
(三) 違反分層負責規定者
(四) 無故拒收公文或對承辦公文延不簽收逾兩日者。
(五) 核判公文經書面查催後仍未核批或核後未交下者。
(六) 對逾期待辦之案件，經催辦仍未辦理者。
(七) 應辦案件而簽存查或先存查再以創號發文者。
(八) 逕收來文或交辦案應登記而未送經文書人員登記者。
(九) 對公文登記及查催資料作不實之登錄者。
(一○) 人民或法團申請案件因缺漏要件無法辦理時，未即一次詳加註
明通知補正者。
(一一) 違反本作業規定其他之規定而屬情節重大者。
一二 逾期公文，由研考單位人員調卷分析各階段處理時間，如有積壓情
事者，填寫逾期公文延誤情形紀錄表 (如附件三) ，並將該表一份
送積壓積責任人員申復理由，申復期間以三日為限，如有特殊情形
，最遲不得超過七日，逾期申復以放棄申復論，積壓責任判明後，
陳報機關首長核辦。
一三 各機關積壓公文責任依公文處理時限暨逾限懲處標準表 (如附件四
) 規定辦理。