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歷史法規

法規名稱: 臺南市政府文書流程管理稽核作業要點
民國 100 年 02 月 24 日
法規內容:
     壹、依據及適用範圍:
一、臺南市政府(以下簡稱本府)為統一本府及所屬各機關公文處理流程
    ,增進各級人員自我管理精神,提高公文品質及行政效率,特依行政
    院研究發展考核委員會頒文書流程管理作業規範規定訂定本要點。


二、本要點適用於下列機關(以下簡稱各機關):
(一)本府各機關(單位)及其所屬二級機關。
(二)各市立學校。


三、本要點名詞定義如下:
(一)總收發:指本府秘書處設於永華與民治市政中心處理府文之收發人
      員。
(二)機關收發:指各機關內公文收發人員。
(三)單位登記桌:指隸屬各機關內無發文權限之文書處理人員。


     貳、處理時限:
四、各類公文處理時限如下:
(一)一般公文:
      1.最速件:一日(但緊急公文仍須依個案需要之時限內或隨到隨辦
        完成)。
      2.速件:三日。
      3.普通件:六日。
      4.限期公文:
     (1)來文或依其他規定訂有期限之公文,應依其規定期限辦理,其
          處理時限包含假日計算在內。
     (2)來文訂有期限者,如受文機關收文時已逾文中所訂期限者,該
          文得以普通件處理時限辦理。
     (3)變更來文所訂期限者,應聯繫來文機關確認。
     (4)開會、會勘通知單等通知性質文書,其處理時限以所指定開會
          、會勘日期為準。
      5.涉及政策、法令或需多方會辦、分辦,且需三十日以上始可辦結
        複雜案件,得申請為專案管制案件。
      6.專案管制案件或其他特殊性案件之處理時限,各機關得視事實需
        要自行訂定,並撰寫填報專案管制申請流程表(附表一)。
      7.創簽稿案件應視為一般公文管制,創簽稿如欲銷號者,需敘明理
        由會知研考人員並由單位主管核准後送收發人員核實辦理。
(二)人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、監察案件或立法委員質
      詢案件,應依各相關法規辦理。
(三)列管案件,應依列管機關所訂之預定完成期限處理。
(四)交辦案件,依規定完成期限處理。
(五)定期表報,應依各該表報所訂之填報期限處理。
(六)其他特殊案件(包括計畫、規劃、研究、法規、調解、調查、聲復
      等案件)未明訂期限者,依承辦機關專案擬訂處理期限,陳報機關
      首長核准後依限處理。
    前項各款之時限係指各機關自收文日起至結案日止,而非指承辦人員
    之承辦期限。


五、一般公文處理時限之計算,除最速件自收文日起算外,應自總(機關
    )收文之次日起至結案之日止,例假日得予扣除,但不含差假日數。


六、限期公文、專案管制案件、人民申請案件、訴願案件、監察案件或其
    他依法令另有規定期限之公文,其辦理期間例假日不予扣除;處理期
    間如遇國定假日或其他休息日(星期六、日之例假日除外)時,其期
    間依實際假日日數延長之(訴願及監察案件除外)。


七、下列一般公文於結案後計算使用日數時得執行扣除:
(一)府層級之核閱時間,得扣除日數。
(二)送會本機關以外機關者,從送會之日起至會畢之日,其期間得予扣
      除。


八、下列文件,應併案辦理:
(一)各件公文案情相同者。
(二)同一案情之正副本。
(三)對其他機關來函查催案件,而仍待辦者。


九、併辦案件以首件收文進行管制,其餘併辦公文雖得於簽准後存查銷號
    ,但應附隨首件收文併檔處理。


十、彙辦案件來文均不得存查,前件彙辦公文併入後件,待最後一件(末
    件)來文時,以末件為基礎,計算彙辦案件時效。


十一、除最速件隨到隨辦外,速件、普通件應依據時限,參照本要點處理
      各階段流程,由各機關訂定每一過程之可使用時間,作為稽催準據
      。


十二、總收發及機關收發分送文件,應視來文內容分發承辦單位,涉及二
      個單位以上者,則以來文所敘業務較多或首項業務之主辦單位為主
      辦單位,有列管必要者,應先送研考單位(人員)列管。分文後如
      有改分之必要,依下列規定辦理:
  (一)收文機關(單位)如認為非屬所轄主管業務範疇,如為電子文或
        位於同一市政中心內機關、單位,應於收文二小時內簽註意見後
        退回總收發改分,若屬紙本處理且位於市府外機關至遲應於六小
        時內完成,若仍有爭議,則由總收發簽請秘書長核定主辦機關或
        單位。
  (二)機關收發所收公文,如認為非其業務權責者,應先行協調權責單
        位後,簽註意見轉該機關收文。如仍有爭議;依前項原則簽請秘
        書長核定。
  (三)改分公文之管制或統計時效起算點,以總收發或機關收發收文日
        期之次日起算,改分作業時間不列入時效統計期間,惟全部以一
        日為限。


十三、訂有處理限期之案件,如涉及數個機關權責,需先行會簽或彙集資
      料者,主辦機關對各階段辦理進度,應嚴加掌控並積極查催。


十四、存查公文非屬下列情形之一者,均為不當存查:
  (一)無轉行或答覆必要之文件或例行准予備查之文件表報。
  (二)本機關蒐集或受贈與之參考資料。
  (三)屬通知、參考性之副本。
  (四)經簽奉一層核准存查之公文或其他。
  (五)利用電子郵遞、通報網路或電話方式辦理登錄或答覆,於辦理完
        成後簽註辦理結果後存查。
  (六)彙、併辦案件於彙併辦過程中所收受之文件(被併案件視為存查
        )。
  (七)請款、核銷案件,於相關程式完成後存查。
  (八)來函定有函覆期限,其期限距收文日十日〈含假日〉以上,且非
        屬人民申請、陳情案件、訴願案件,經機關首長准予存查者。
  (九)依規定得予存查之案件。
  (十)來函要求調查、研提計畫之案件,短期內無法完成,經擬訂預計
        完成期日,由機關首長准予存查者。


     參、管制範圍:
十五、全程管制:必須遵守公文處理時限規定,從收文(或創簽稿)至發
      文(或存查)、歸檔,全程列入管制。


十六、全面管制:
  (一)各機關內部單位均應列入管制範圍,即無論總收、總發文件,或
        機關收文、機關發文、創簽、創稿(或存查)均應列入管制。
  (二)各機關均應實施文書流程管理,訂定明確規範及流程圖,並應包
        含永華及民治市政中心間、機關與所屬機關間之公文流程作業。


     肆、公文稽催及權責劃分:
十七、各級機關主管人員責任:
  (一)在權責內核准展期案件,對逾時案件未辦展期者,應督促承辦人
        妥適處理。
  (二)確實掌握所屬人員公文處理時限,於期限屆滿前督促辦結,以有
        效預留其他流程的處理時間。
  (三)部屬差假時,應督促職務代理人確實負起代理責任,於時效內辦
        妥公文。職務代理人因特殊情形,無法代為處理時,應責由主管
        科(組、股)長(或指定人員)負責處理,職務代理人或其主管
        科(組、股)長均因差假不能處理公文時,應由機關首長(本府
        一級單位主管)或其代理人,負全責作適當處理。
  (四)對涉及二個以上機關案件,宜與相關機關商定作業原則後再行處
        理,避免因往來會辦而延誤時效。
  (五)對一般公文來文之處理速別與公文性質不符者,得核准調整來文
        處理速別,或指定授權人員核准調整之。
  (六)對逾處理時限三十日以上之待辦案件,應向上級主管機關報備,
        並會專責管制單位處理。
  (七)配合專責管制單位召開文書流程管理工作研討會議,共同檢討改
        進單位文書流程,並適時提出公文時效優劣案件獎懲建議、調整
        承辦人員工作量分配等事項。


十八、各機關應指派專責管制人員,其責任如下:
  (一)每星期應查詢收發、單位登記桌一次,發現錯誤,應指導改正,
        並定期列印逾期報表查催,承辦機關仍延不辦理及答復原因者,
        以故意積壓公文論,簽報議處並限期清理,追蹤至結案為止。
  (二)對超過辦理期限一個月以上案件,應予清查並作個案分析(附表
        二),防止積案發生。
  (三)每月應抽查一定比例之存查公文,並作紀錄供日後查考,如發現
        應辦而存查案件,應退回承辦人重行辦理,並檢討疏失。
  (四)檢討稽催作業缺失,提請改進。
  (五)綜合統計分析管制成果應對內公佈,或視需要提報業務會報研討
        。
  (六)彙整公文時效統計(附件三)資料並陳機關首長(本府一級單位
        主管)參處。


十九、承辦人員責任:
  (一)對經辦文件,確遵文書處理手冊規定辦理,基於自我管理原則,
        確保公文品質與時效,並依規定期限辦結。自收文起至發文止,
        應負文件全程各階段查催之責(電話聯繫紀錄或行文催辦等)。
        如查催發生困難時,應即簽報,必須展期時,報請權責主管核准
        。
  (二)接獲研考人員或專責管制人員逾期未結案件報表,應逐案查復,
        迅予清理,不得延宕。
  (三)對有時效性案件應親自持會,同一案件請二個以上機關核會時,
        應複製(影印)同時送會。
  (四)無論送會或受會均應管制時間,按速件處理,如不能依限退回時
        ,受會機關應將原因、理由及預定會畢時間通知送會機關。
  (五)公文未經收發登錄不得私自收受,亦不得利用存查銷號再以創稿
        發文。
  (六)各層級人員就其承辦業務應主動檢討作業程序,簡化工作流程,
        以提升公文處理時效。


二十、機關收發、單位登記桌人員責任:
  (一)每星期應列印逾期未結案件檢查週報表,陳報機關首長(一級單
        位主管)核閱。
  (二)逐日檢查公文處理紀錄,管制登記機關內每一案件的處理過程與
        使用時間。
  (三)對逾期案件未依規定辦理展期手續者或受會逾時辦理者,應依規
        定辦理稽催,並將查催資料提供單位主管參處。
  (四)依規定處理展期登錄及各類公文登錄作業。
  (五)配合研考人員或專責管制人員辦理調卷分析需要,提供必要的資
        料。
  (六)非經首長、一級主管或其授權人員之核准,不得逕依承辦人員之
        要求修改公文速別、掛號與否、展期及結案登錄。


二十一、展期申請:
    (一)一般公文未能於規定時間內辦結時,承辦人員應於期限屆滿前
          填寫展期單申請展期(附表四),申請原則以二次為限,每次
          展期不得超過十日,並應經機關首長(本府一級單位主管)或
          其授權人員核准,始得辦理展期。如因情形特殊需為第三次以
          上展期或展期超過一個月以上者,應簽經機關首長(本府一級
          單位主管)同意,機關(單位)研考人員應專案管制。
    (二)展期天數計算係於辦理期限屆滿之次日起算,扣除例假日以實
          際工作天數為展期天數;如因案情需要,需二次以上展期時,
          其展期天數亦累計。展期申請單以一文一張為原則,並附於原
          卷上,影本送收發或單位登記桌人員作展期登錄。
    (三)來文定有期限,因展期不能按期辦結時,應先行協調通知來文
          機關(單位)。
    (四)展期必須確屬需要,各權責主管應確實審核或提示處理原則。
    (五)辦理展期之公文以逾期案件列計,逾期案件經辦理展期後,如
          公文實際有積壓事實者,仍應負積壓責任。


     伍、專案管制案件:
二十二、涉及政策、法令或需多方會辦、分辦的複雜案件,以「案」為管
        制單元。


二十三、專案管制案件成立要件:
    (一)實質要件:需長時間多方面研議且需時三十日以上始可辦結之
          複雜案件,如涉及政策、法令或需多方會辦、分辦始能定案者
          ,可列為「專案管制案件」。
    (二)程序要件:
          1.須於原件處理時限屆期前依規定提出申請。
          2.如因機關首長或主管書面指示而符合專案管制實質要件者,
            申請時間不受前款限制。
          3.應由主管機關(單位),敘明專案名稱與申請理由,並訂定
            作業計畫及預定完成日期,送機關管考單位審查,簽請機關
            首長核准後,由機關管考單位負責管制,並由主管機關(單
            位)定期提報執行情形至結案為止,如超過預定完成時間,
            仍應申請展期。


二十四、「專案管制案件」不列入一般公文數量與時效統計。


二十五、預計能在三十日內辦結之案件及立法委員或市議員質詢案件、人
        民申請案件、訴願案件、人民陳情案件及監察案件已具專案性質
        ,均不另列為「專案管制案件」。各機關應嚴格審查,以防浮濫
        ,並予詳細登記,以備檢查。


     陸、公文檢核:
二十六、各機關研考人員或專責管制人員每月應實施公文總檢查一次,於
        每月五日前印製上月份公文處理成績月報表(附件五)並經各機
        關首長(本府一級單位主管)核章,二級機關應送所屬上級機關
        備查,一級機關(單位)則送本府研究發展考核委員會。


二十七、各機關研考人員或專責管制人員每月公文總檢查後,對逾期公文
        應調卷分析各階段處理時間,並送積壓責任人員申復理由及檢具
        相關文件,申復單位未如期申復者,研考人員應即逕行判定逾限
        責任,判明有逾限責任或有積壓情事者,應按情節輕重簽報機關
        首長核辦。


二十八、各機關至少每半年應自行檢核一次;各機關對所屬(含二級機關
        )之公文登錄及管考作業每年應定期檢核一次,如公文登錄成績
        甚差或異常者,得隨時派員輔導或實施作業講習。


二十九、本府對各級機關公文之處理情形,應隨時查考,必要時得舉行公
        文處理成效檢核,其執行計畫,由本府相關權責機關訂定實施。


三十、有關文書流程管理稽核之資訊作業規範,由各機關研考單位、資訊
      機關(單位)會同訂定之。


     柒、獎懲:
三十一、各機關對各級處理公文人員,應嚴加考核,經個案或個件分析結
        果,得對文書流程管理之重大績效或缺失進行專案獎懲,簽報機
        關首長核定。


三十二、有下列情事之一者,得專案簽報獎勵:
    (一)公文處理數量、速度、品質、內容難易度等方面均有優良表現
          之人員。
    (二)登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實且於文書流程管理制
          度之落實推動有重大貢獻者。
    (三)辦理文書流程簡化工作具重大貢獻者。
    (四)文書流程管理制度之革新或改進建議,經採行確具績效者。


三十三、有下列情事之一者,得專案簽報議處:
    (一)「登錄不確實」、「統計不確實」、「未實施各種分析」致文
          書流程管理原則不能落實者。
    (二)無故積壓公文情形嚴重者。
    (三)損毀、棄置、遺失公文或檔案者。
    (四)違反分層負責規定者。
    (五)無故拒收公文或對承辦公文,延不簽收逾二日者。
    (六)核判公文經書面查催後仍未核批或核後未交下者。
    (七)未依規定改分或移文,嚴重影響案件處理時效者。
    (八)會簽公文無故逾一週以上者。
    (九)承辦人員無故未將判發之文稿送發文,逾一日者。
    (十)公文陳核經書面查催後仍未核批或核批後未處理者。
  (十一)對逾期待辦之案件,經催辦仍未辦理者。
  (十二)對研考人填報之稽催報表未予答復達二次以上且無正當理由者
          。
  (十三)應辦案件而簽存查或先簽存查再以創號發文者經糾正再犯者。
  (十四)逕收來文或交辦案件應登記而未送經機關收發或單位登記桌人
          員登記者。
  (十五)對公文登記及查催資料作不實之登錄或未經權責主管核准擅改
          紀錄者。
  (十六)人民申請案件因缺漏要件無法辦理時,未即一次詳加註明通知
          補正者;人民申請案件展延一次仍未辦結,經糾正仍未改善者
          。
  (十七)專案管制申請未符程序及實質要件而有延誤時效情形重大者。
  (十八)違反本要點或文書管理之相關規定而屬情節重大者。


三十四、承辦人員或各級核稿人員,於簽章上未記載日期時間,得由其上
        一層級人員簽註之日期時間推定。


三十五、公文處理人員適用之獎勵種類規定如下:
    (一)嘉獎一次或二次。
    (二)記功一次或二次。


三十六、公文處理人員適用之懲處種類規定如下:
    (一)申誡一次或二次。
    (二)記過一次或二次。


三十七、各機關研考人員,對逾期公文之檢查結果,應按情節輕重依「臺
        南市政府公文處理各階段時限暨逾限懲處標準表」(附表六)擬
        具懲處類別,簽報機關首長核定。


三十八、繁複費時之公文,雖有逾限但能提具各階段均積極處理證明文件
        者,得比照懲處標準酌予減輕或免予處分。


三十九、各級人員如其處理公文量明顯過多,或所承辦業務內容繁複,確
        難如期完成,並經檢具相關資料者,得比照懲處標準酌予減輕或
        免予處分。


四十、直屬主管有下列情形之一者,應負連帶責任:
  (一)明知屬員有逾限情事,未積極督促辦理,致有重大逾限情事者。
  (二)對屬員應簽辦而予以存查之案件,批准且未持續督促辦理,致延
        誤公務者。
  (三)對屬員處理流程明顯之疏失未予糾正,致生嚴重逾限情事者。
  (四)對各類有時效性之送判公文,未能儘速核閱或督促,致重大違誤
        逾期者。
      前項連帶責任之懲處,以不超過承辦人員之懲處額度為原則。


四十一、本府文書流程之管理及稽核,除其他法令另有規定外,悉依本要
        點之規定辦理。