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臺南市政府主管法規共用系統

列印時間:111.12.04 16:18

法規內容

法規名稱: 廢/停原臺南縣政府加強文書流程管理作業規定
公發布日: 民國 91 年 12 月 09 日
廢止/停止適用日期: 民國 99 年 12 月 25 日
發文字號: 府法規字第0990360006號
法規體系: 原臺南縣法規資料庫/行政管理類
圖表附件:
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一  台南縣政府 (以下簡稱本府) ,為落實文書流程管理,提升行政效率
    ,依據行政院頒「文書處理手冊」、「監察院糾正及調查案件追蹤管
    制作業注意事項」暨行政院研考會訂定「文書流程管理手冊」規定,
    特訂定本規定。



二  本規定適用範圍:
 (一) 本府及所屬各機關。
 (二) 本縣各鄉鎮市公所。



三  為有效發揮文書流程管理功能,應以機關內每一成員對公文處理的自
    我管理為主,文書單位及管制單位查催處理為輔。



四  各類公文處理時限,除法令另有規定外,依下列規定:
 (一) 一般公文:
      1 最速件:一日。
      2 速件:三日。
      3 普通件:六日。
      4 限期公文:來文或依其他規定訂有期限之公文,依其規定期限辦
        理。
      5 專案管制案件 (涉及政策、法令或需多方會辦、分辦,且需三十
        日以上方可辦結之複雜案件,得申請為專案管制案件) 之處理時
        限,各機關得視事實需要自行訂定。
 (二) 人民申請案件:按其性質,區分類別、項目,依主管機關分別訂定
      的處理時限暨依「本縣各機關處理人民申請案件項目暨期限表」規
      定期限處理。
 (三) 人民陳情案件:不得超過三十日。
 (四) 訴願案件:依「訴願法」之規定辦理。
    前述各款規定之公文處理時限,除限期公文、專案管制案件、人民申
    請案件、訴願案件或其他依法令另有規定者外,均扣除假日計算。



五  公文處理時效計算基準如左:
 (一) 一般公文:
      1 答復案件:自收文之次日起至發文日止 (含本機關內部單位會簽
        稿、會辦時間) 所需日數扣除假日,為發文使用日數。
      2 彙辦案件:自彙辦案件最後一件收文之次日起至發文之日止,所
        需日數扣除假日,為其首件來文發文使用日數;其餘彙辦公文均
        以存查公文計算。
      3 併辦案件:自首件收文之次日起至發文之日止,所需日數扣除假
        日,為其發文使用日數;其餘併辦公文均以存查公文計算。
      4 創稿案件:如係交辦案件,自交辦之日起算;如係先簽後稿,自
        首次簽辦之日起算;如係直接辦稿,自辦稿之日起算,所需日數
        扣除假日,為其發文使用日數。
      5 限期案件:依下列方式,自收文之次日起計算發文使用日數:
      (1) 未逾來文所定期限,而實際處理日數超過六日者,以六日計算
          處理時效,未超過六日者,以實際處理日數計算處理時效。
      (2) 逾越來文所訂期限者,依實際處理日數計算處理時效。
        送會本機關以外機關者,從送會之日起至退會收到之日止,期間
        得予扣除。
 (二) 專案、人民申請案件、人民陳情案件及訴願案件:
      1 均以「案」為統計單元,並以「依限辦結」與「逾限辦結」為計
        算基準。在規定處理時限內辦結者列為「依限辦結」,超過規定
        處理時限辦結者列為「逾限辦結」。
      2 人民申請案件如因申請人所送表件不全、填寫錯誤或手續不合,
        主辦單位應詳細說明,一次通知補正。機關因通知補正、或其他
        不可歸責任之事由者,致事務之處理遭受阻礙時,從其通如、發
        生之日起至補件、終止之日止,所經過之期間得予扣除。
      3 人民陳情案件因須等待外機關資料或適用法令疑義層轉核釋者,
        從其層轉之日起,至函復、釋復之日止,所經過之期間得予扣除
        。
 (三) 處理時效,除公時為計算基準者,係以一小時為計算單位外,以半
      日為計算基準,未滿半日,以半日計算,超過半日未滿一日,以一
      日計算;其區分基準為十三時三十分。
 (四) 處理時效之計算,除以時為計算單位者,係以收文之時起算外,其
      餘均以收文之次日起算;但收文當日辦結者,以半日計算。
 (五) 前述各類案件處理時效之計算,除專案、人民申請案件及訴願案件
      外,均不含假日。
 (六) 公文處理各階段中,因時間註記不明確或未註記者,一律以該階段
      最長時間認定。
 (七) 存查案件以文書最後核決時間為結案時間。



六  公文處理速別的規定:
 (一) 一般公文處理速別之擬定,發文機關承辦人員應確實區分,各級人
      員應詳加審核。
 (二) 受文機關承辦單位承辦人員,經審來文處理速別與公文性質不符者
      ,得簽奉單位主管或其指定授權人員核定,逕於文件首頁上核批調
      整速別 (例如調整為普通件) ,並通知單位收文人員據以更改該文
      速別。



七  下列文件,得簽擬存查:
 (一) 無轉行或簽復必要之文件。
 (二) 下級機關送請例行備案或備查之文件及表報。
 (三) 本機關蒐集或受贈與之參考資料。
 (四) 屬通知參考性之副本。



八  公文處理業務單位人員應行注意事項:
 (一) 承辦人應注意事項:
      1 把握簽辦時效,力求在可使用時間限期內辦結,如案情複雜,必
        須展期才能辦出或在處理過程中發生困難,應即分析案情考量應
        展期日數,並於屆滿處理時限以前,敘明理由及展期日數,申請
        權負主管核准展期。
      2 承辦人員對所經辦之公文,自簽辦之日起至發文之日止,應注意
        處理流程各階段之查催,如有查催困難情事,應即時向單位主管
        反映處理。
      3 同一文件請三個以上單位會核,宜複製同時送會;機關內部送會
        公文按傳遞速別卷宗「最速件:一小時」、「速件:二小時」、
        「普通件:四小時」之時限辦理;送 (收) 會外機關公文則按速
        件 (三日) 辦理。
      4 對於陳核或送會逾時公文,應予提醒催辦。
      5 管制單位對逾期案件進行調卷分析,其所需資料,應配合提供。
      6 承辦人員於接獲稽催後,應立即簽辦,仍不簽辦,又不將延辦理
        由答復者,得簽報議處。
 (二) 單位收發人員應注意事項:
      1 逐日檢查公文處理紀錄,對將屆預定辦結期限之案件宜預先告知
        提醒承辦人,對逾期案件未依規定辦理展期手續者或受會逾期辦
        理者,應辦理稽催,並將查催資料提供單位主管參處。
      2 配合管制單位辦理調卷分析需要,提供必要的資料。
 (三) 各級單任主管應注意事項:
      1 充分掌握查催資料,即時督促每一成員作業時效,本身尤應注意
        公文品質及處理時限之遵守,若疏於督催致有貽誤時,應負共同
        責任。
      2 在權責內核准確屬需要展期案件,對逾期案未辦展期者,即督促
        承辦人妥適處理,並予告誡。
      3 落實執行職務代理制度,督促代理人確實於時限內辦妥代辦公文
        ,避免積壓公文情事。
      4 對涉及兩個以上單位的作業,宜與相關單位商訂定原則後再行處
        理,避免因往來會稿而延誤時效。



九  案件經細檢討,預計不能於規定時間內辦出時,應於屆滿辦理期限以
    前依規定辦理展期:
 (一) 申請展期以二次為限,每次展期不得超過十天,由單位主管核准,
      但因情形特殊須為第三次以上展期或展期超過一個月以上時,應由
      機關首長核准,並會知研考單位。
 (二) 人民申請案件如未能於應處理期間辦結者,得於原處理期間之限度
      內延長之,但以一次為限。
      並應於原處理期間屆滿前,將延長理由以書面告知申請人。
 (三) 人民陳情案件未能於處理期間辦結者,除依規定辦理展期外,應將
      延長時限理由以書面告之陳情人。
 (四) 逾期案件經辦展期後,如公文實際有積壓事實者,仍應負積壓責任
      。
 (五) 展期申請單如附件一、二。



一○  監察院所提糾正、函請改善及委託調查案件之追蹤管制方式:
   (一) 研考單位對該機關逾期限尚未答復監察院案件,應即稽催。
   (二) 如逾期二個月尚未辦結者,應分別調查原因、分析責任,簽報機
        關首長核處。



一一  公文處理懲處規定如左:
   (一) 無故積壓公文者。
   (二) 損毀、棄置、遺失公文或檔案者。
   (三) 違反分層負責規定者
   (四) 無故拒收公文或對承辦公文延不簽收逾兩日者。
   (五) 核判公文經書面查催後仍未核批或核後未交下者。
   (六) 對逾期待辦之案件,經催辦仍未辦理者。
   (七) 應辦案件而簽存查或先存查再以創號發文者。
   (八) 逕收來文或交辦案應登記而未送經文書人員登記者。
   (九) 對公文登記及查催資料作不實之登錄者。
   (一○) 人民或法團申請案件因缺漏要件無法辦理時,未即一次詳加註
          明通知補正者。
   (一一) 違反本作業規定其他之規定而屬情節重大者。



一二  逾期公文,由研考單位人員調卷分析各階段處理時間,如有積壓情
      事者,填寫逾期公文延誤情形紀錄表 (如附件三) ,並將該表一份
      送積壓積責任人員申復理由,申復期間以三日為限,如有特殊情形
      ,最遲不得超過七日,逾期申復以放棄申復論,積壓責任判明後,
      陳報機關首長核辦。



一三  各機關積壓公文責任依公文處理時限暨逾限懲處標準表 (如附件四
      ) 規定辦理。




資料來源:臺南市政府主管法規共用系統