一、為健全臺南市政府及所屬機關（以下簡稱各機關）之檔案管理，促進
　　檔案開放應用，發揮檔案功能，特訂定本要點。
二、各機關檔案管理，除有特殊情形外，應統一規劃、集中管理。
三、歸檔案件以原件歸檔為原則。但不能以原件歸檔者，應簽奉機關首長
　　或其授權人員核准。
　　　歸檔案件有附件者，每一種以一份為限。
四、歸檔案件屬紙本型式者，應由承辦人員逐件依下列規定編寫頁碼：
（一）依文件產生日期之先後順序，後者在上，先者在下，依序編寫頁碼
　　　；文件係雙面書寫或列印者，亦同。
（二）附件頁碼之編寫，除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者外
　　　，應併同其本文連續編寫。
五、歸檔案件有照片、微縮、影音、電子或其他方式儲存之媒體者，承辦
　　人員應於媒體或外包裝上載明名稱、文（編）號、規格、製作者、製
　　作日期、分類號、保存年限及內容概要。但屬附件者，得不載明分類
　　號、保存年限、製作者及製作日期。
六、各機關承辦單位或文書單位應將辦畢案件於五日內依序彙齊後，併同
　　歸檔清單送交檔案管理人員歸檔。但下列物品，不得歸檔，應退回承
　　辦單位或文書單位處理：
（一）現金、有價證券及其他貴重物品。
（二）司法訴訟有關之物證。
（三）流質、氣體、易燃品、管制品或其他危及人身、公共安全之物品。
（四）易變質不適長期保存之物品。
　　　前項辦畢案件，指依文書處理手冊或其相關規定完成發文、存查或
　　其他辦結程序之案件。
　　  以機關名義對內部單位行文，各受文單位辦畢後得不歸檔；機關內
    部單位間行文，亦同。
七、一般公務機密或國家機密檔案（以下簡稱機密檔案）歸檔時，承辦人
　　員應使用機密檔案專用封套裝封，並於封面上註明機關（單位）名稱
　　、收發來文字號、案由或案名、分類號、頁數、件數、附件數、案卷
　　內文件起迄日期、保存年限、機密等級及保密期限或解密條件，封口
　　簽章後，送檔案管理人員辦理歸檔。但案由或案名，得以代碼或代名
　　表示。
　　　檔案管理人員點收機密檔案時，僅得依封套上記載事項檢視，不得
　　拆開封套；封套記載不全者，應退回補正。
八、辦畢案件有延後歸檔之必要，應由承辦人員簽請機關首長或其授權人
　　員核准，並知會檔案管理人員。
九、各機關檔案管理人員辦理點收作業，應以案件為單位，詳細核對其內
　　容與數量，經確認無誤後，於歸檔清單上註記點收日期並簽章或蓋點
　　收章。但歸檔清單以電子方式為之者，得免註記點收日期及簽章。
　　　歸檔案件有第五點規定情形者，必要時得請承辦人員確認其內容無
　　誤後彌封蓋章。
十、歸檔案件有下列情形之一者，應退還承辦單位或文書單位補正：
（一）案件或其附件不全，或附件未經簽奉機關首長或其授權人員核准而
　　　抽存。
（二）案件污損或內容不清楚或不能讀取或辨識。
（三）案件未經批准或有漏判、漏印、漏發、漏會等未完成陳核程序之情
　　　形。
（四）案件文號有誤。
（五）案件未填註分類號或保存年限。
（六）案件未依規定編寫頁碼或編寫有誤。
（七）案件未依規定蓋騎縫章或職名章。
（八）樣張或已作廢之契約憑證文件，漏蓋樣張或註銷字樣。
（九）案件與歸檔清單之登載不符。
（十）案件未以原件歸檔且未經簽奉機關首長或其授權人員核准。
（十一）案件未依第五點規定載明。
　　　前項第二款情形之補正，應由案件原業務相關承辦人員查明補註蓋
　　章，並經機關首長或其授權人員核准後，併同原案歸檔備查。
十一、案件已完成線上簽核之電子檔案，經點收後不得任意刪除或修改，
　　　應與其他紙本型式案件依產生日期先後順序，歸入同一案卷管理。
十二、紙本來文經轉製電子型式完成線上簽核，承辦人員應依下列規定辦
　　　理歸檔：
（一）檔號賦予：紙本來文與其轉製電子型式而完成線上簽核之案件，視
　　　為同一案件，其檔號與線上簽核案件相同。
（二）編寫頁碼：承辦人員應將紙本來文編寫頁碼，且於系統註記紙本來
　　　文歸檔頁數。
（三）填註分類號及保存年限：承辦人員應將紙本來文填註分類號及保存
　　　年限，其分類號與線上簽核案件相同。
（四）送件歸檔：紙本來文應併同線上簽核案件歸檔。
　　　前項歸檔案件，檔案管理人員應依下列規定辦理：
（一）確認歸檔：檢視紙本來文是否併同線上簽核案件歸檔，並依第十點
　　　規定進行查核，確認無誤後始得點收。
（二）檔案保管：
　　　１．併同歸檔之紙本來文，應於目次表呈現相關訊息。
　　　２．電子檔案清查時，應併同清查紙本來文之保存狀況。
　　　３．紙本來文應依機關檔案保管作業要點規定進行上架存放，不另
　　　　　置專區。
（三）檔案清理：紙本來文應併同線上簽核案件辦理銷毀、移轉及移交檔
　　　案管理作業。
十三、案件應歸檔未歸檔者，各機關檔案管理人員應定期辦理稽催；經稽
　　　催三次仍未歸檔者，簽請議處。
十四、調案人借調檔案，應填具調案單（如附件）提出調案申請。
　　　　各機關間借調檔案，應備函提出請求。
　　　　有權機關依法調用檔案，應備函提出申請並載明法律依據、調用
　　　目的及調用期間。但其他法令另有規定者，不在此限。
十五、依規定借調或調用檔案，應依下列規定辦理，始得以調案單向檔案
　　　管理人員調案：
（一）調案人借調之檔案為個人承辦之案件，應經機關第二層主管核准。
　　　但屬國家機密者，除辦理該機密事項業務者外，應經原核定機關或
　　　其上級機關有核定權責人員書面授權或核准；他機關借調或依法調
　　　用檔案，承辦單位應依來函簽辦，並經機關首長或其授權人員核准
　　　。
（二）調案人借調檔案以承辦案件相關者為限。但因業務需要，借調非主
　　　管案件檔案，應經該案件之主管核准。
十六、各機關檔案管理人員依核准調案單調出之檔案，應避免使用檔案原
　　　件，以提供複製品為原則。
十七、借調機密檔案時，調案人應親自或指定人員簽收。但借調極機密以
　　　上等級者，應由調案人親自簽收。
　　　　他機關借調或調用機密檔案經簽准調出後，承辦人員應以密件函
　　　復方式送達。
十八、依規定借調或調用之檔案，應妥善保管，不得有下列情形：
　（一）遺失或缺頁。
　（二）拆散、污損等破壞檔案之行為。
　（三）添註、塗改、更換、抽取、圈點或增加等變更檔案內容。
　（四）轉借、轉抄或非法提供他人閱覽。
十九、借調與調用檔案之期限及展期，依下列規定辦理：
　（一）非機密檔案借調期限為十五日、機密檔案借調期限為七日；屆期
　　　　需繼續使用，應依原核准程序申請展期，並知會檔案管理人員；
　　　　展期次數不得超過三次，展期期限同原借調期限。
　（二）展期次數超過三次，仍需使用檔案者，應先行歸還檔案，再重行
　　　　申請借調。
二十、檔案調出後，檔案管理人員應作成調案紀錄，摘要記載調案人、調
　　　案單位、調案日期、案由、文號、稽催情形、應歸還日期及歸還日
　　　期。
　　　　前項調案紀錄，得以紀錄卡、紀錄簿、電子紀錄或其他方式作成
　　　。
二十一、借調檔案歸還時應由檔案管理人員檢查無誤，並於調案單及調案
　　　　紀錄上註記歸還日期後，將調案單退還調案人；有第十八點規定
　　　　情形之一者，檔案管理人員應於調案紀錄上載明事由，並簽請機
　　　　關首長或其授權人員議處，其調案單不予退還。
二十二、機密檔案歸還時，調案人應於機密檔案專用封套簽章後密封，並
　　　　於封套上加註歸還日期。
　　　　　借調極機密以上等級者，應由調案人親自歸還檔案管理人員。
　　　　　檔案管理人員應檢視封套是否依規定密封。未密封者，應即通
　　　　知調案人處理，並於調案紀錄註記之。
二十三、借調檔案逾借調期限未辦理展期者，由檔案管理人員製作逾期未
　　　　歸還檔案稽催單，向調案人稽催；他機關調用檔案逾期未歸還，
　　　　由承辦單位函請該機關歸還。
　　　　　調案人經稽催三次仍未歸還者，由檔案管理人員簽請機關首長
　　　　或其授權人員議處。
二十四、各機關應依有關法規之規定，主動辦理機密檔案之機密等級變更
　　　　或解密事宜。
　　　　　檔案管理人員應定期清查機密檔案。清查時，得請各承辦單位
　　　　依法辦理機密檔案機密等級之變更或解密事宜。但保密期限屆滿
　　　　者，其解密事宜，由檔案管理人員會商承辦單位辦理。
二十五、各機關人員調（離）職時，應知會檔案管理人員檢查其借調檔案
　　　　情形，其借調之檔案應全部歸還，不得轉借。但屬他機關向本機
　　　　關借調或依法調用之檔案，未屆借調期限者，應依相關規定列為
　　　　職務移交事項。