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法規內容

法規名稱: 臺南市政府會議室借用及管理要點
公發布日: 民國 100 年 08 月 04 日
發文字號: 府秘總字第1000439006號
法規體系: 臺南市法規資料庫/秘書類
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一、秘書處(以下簡稱本處)為妥善管理臺南市政府(以下簡稱本府)永
    華及民治市政中心各會議室,充分發揮功能及維持使用品質,特訂定
    本要點。


二、本府永華及民治市政中心各會議室,不提供非本府機關(單位)者借
    用,各機關(單位)亦不得代其申請借用。但會議主持人為市長、副
    市長、秘書長或副秘書長(以下簡稱本府首長),不在此限。


三、各機關(單位)使用會議室前應先上網登錄,由秘書處審核登記以便
    排程。「會議室登錄系統」原則開放九十日內為登錄借用期間。
    各機關(單位)須借用九十日後之會議室(即高於九十日前之申請)
    ,應簽會本處並奉一層核可後,移送本處,俾憑申請及審核之依據。


四、國定假日或例假日申請使用會議室,原則以本府永華市政中心東哲廳
    多功能會議室為限,並應於使用日五日前簽會本府秘書處。因緊急或
    臨時而未能提前簽會者,應先以電話通知本府秘書處。
    各機關單位如因業務時效性等因素,需於國定假日或例假日申請使用
    前項以外之會議室,亦應於使用日五日前簽會本府秘書處,俟奉核後
    申請辦理。
    使用會議室前向本府秘書處會議室管理人領取鑰匙;鑰匙不得擅自打
    造,使用結束後繳回本府秘書處。


五、登記申請使用之時段若與本府首長主持之緊急會議衝突,由本府首長
    優先使用。


六、各機關(單位)應視開會人數,申請借用適當之會議室。開會人數遠
    低於會議室座位者,除有特殊情況外,不予借用。


七、同一項會議有同時借用數個會議室、借用會議室多天或借用時段異常
    等不當借用之情況,經本府秘書處調查屬實後,得駁回借用機關(單
    位)之申請。
    借用機關(單位)須配合本府秘書處前項之調查。


八、各會議室內物品,除登記外借使用外,不得攜出。借用人須妥善維護
    借用場地內各項設備,未經許可不可擅自移動或私自架設,若有毀損
    情事發生,負賠償責任。


九、借用機關(單位)使用會議室完畢後,應整理環境清潔,並恢復會議
    室原狀(包含桌椅排放方式、窗簾等),於離開前確實檢查電源(含
    燈具、冷氣及各項投影機等設備)是否關閉。


十、會議室內飲食,借用機關(單位)應負責將桌面清理乾淨,並將廚餘
    、便當盒等垃圾分類送至資源回收處。


十一、各會議室全面禁用杯水、紙杯及瓶裝水,借用機關(單位)可向秘
      書處借用茶壺及茶杯。使用完畢後應清洗乾淨。


十二、借用機關(單位)承辦人於會議前應先行檢測會議室各項設備,有
      瑕疵或損壞之情形,應即告知本府秘書處。但因未告知而繼續使用
      致損害發生或擴大,借用機關(單位)負賠償責任。


十三、各機關(單位)違反本要點規定時,秘書處得視情節輕重,將違反
      具體之事實簽報並行文該機關(單位)改善。