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法規內容

法規名稱: 臺南市政府採購稽核小組稽核作業程序
公發布日: 民國 100 年 03 月 31 日
發文字號: 府秘採字第1000229902號
法規體系: 臺南市法規資料庫/秘書類
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一、目的:
    為建立稽核作業之選案、人員分派、機關通知、資料準備、人員迴避
    、報告撰擬、結果處置及結案等各階段作業準據,特訂定本程序。


二、稽核案件之選案程序:
    每月由臺南市政府(以下簡稱本府)採購稽核小組(以下簡稱稽核小
    組)自行政院公共工程委員會(以下簡稱工程會)建置之採購招標及
    決標查詢系統,下載已刊登於決標公告之採購案件,再由秘書單位依
    臺南市政府採購稽核作業應注意事項第二點及主管機關或本府政策先
    行選案列表,簽請召集人圈選稽核案件。


三、稽核委員(以下簡稱委員)之分派:
    稽核案件選定後,簽報召集人或其授權人員依採購案件性質核派具相
    關專長之委員,進行稽核。每組以委員及稽查人員各一人為原則,並
    得視案件性質及需要調整之;若委員時程無法配合致無法進行稽核時
    ,原則由其餘委員進行稽核,或得另行簽報核派委員遞補之。


四、稽查人員核派:
    稽核小組得依案件性質指派稽查人員協助委員辦理稽核。
    稽查人員若時程無法配合致無法進行稽核時,原則由其餘稽查人員進
    行稽核,或得另行簽報核派稽查人員遞補之。


五、稽核通知:
    稽核案件經分派委員後,稽核小組應即以本府名義行文受稽核機關及
    受派之委員,並決定稽核期日及時間。
    稽核期日以通知日起十五日(不含例假日,下同)內為原則。但委員
    有特殊情形需展延辦理稽核期日者,應以書面通知稽核小組。
    稽核期日確定後,應登錄列管。


六、稽核資料之準備:
    受稽核機關應於收到稽核小組函文通知日起五日內,備妥所列採購案
    件資料並予分類製作索引標籤,於受稽核當日指派瞭解該案件之採購
    、履約及相關人員會同受查。
    稽核小組並應注意稽核資料之準備情形,適時稽催。


七、委員與稽查人員之迴避規定:
(一)委員與稽查人員應遵守採購稽核小組作業規則第九條有關迴避之規
      定。
(二)委員與稽查人員經核派後,有參與辦理受稽核採購案件之訂定底價
      、審查投標文件、評選廠商或其他類似等作業者,應主動向稽核小
      組聲請迴避。


八、稽核監督報告提出時程:
    委員執行稽核監督,應於稽核完成後十五日內向稽核小組提出稽核監
    督報告表及相關稽核事證資料影本。


九、稽核監督報告之核定:
(一)稽核監督報告內容如有疑義或其他特殊情形時,稽核小組應依情節
      洽委員釐清、更正或召開會議研議,再彙整稽核結果。
(二)稽核監督報告由稽核小組彙整後,簽報召集人或其授權人員核定。


十、稽核結果之處置:
(一)稽核監督報告經核定後,稽核小組應於二日內函送受稽核機關,受
      稽核機關並應於文到十日內,將改善情形函報稽核小組。
(二)稽核小組對未於期限內函復缺失改善情形之受稽核機關,應於期限
      屆滿次日以電話催辦,並作成電話紀錄;逾期三日仍未答覆者,應
      即發函催辦,直至結案為止。
      函文稽催超過二次以上者,稽核小組應即簽報召集人或其授權人員
      ,追究受稽核機關相關人員之責任,並彙整稽催結果。
(三)受稽核機關回復稽核缺失改善情形,經稽核小組要求再行檢討者,
      辦理時程及追蹤管制同前二款規定。
(四)受稽核機關同一缺失重複發生達三次者,稽核小組得簽請提報市政
      會議,並要求研提策進方案,倘缺失仍一再發生且情形嚴重者,得
      要求受稽核機關依採購人員倫理準則檢討機關相關人員責任,受稽
      核機關並應予適當之懲處。
(五)受稽核案件經稽核結果,無違反採購法規且無延宕採購效率、採購
      效率及品質有顯著進步或有特殊績效並經委員認為應予獎勵者,稽
      核小組得建議機關辦理相關人員敘獎事宜。


十一、稽核案件之結案及建檔備查:
(一)稽核小組應每月將稽核案件彙送工程會,並就未結案件,續行催辦
      列管。
(二)稽核小組應就稽核案件列冊保存三年,以利相關機關查核。


十二、其他:
(一)附件一、臺南市政府稽核小組作業流程圖
(二)附件二、臺南市政府採購稽核小組分層負責明細表。