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臺南市政府主管法規共用系統

列印時間:110.09.24 14:16

法規內容

法規名稱: 臺南市政府及所屬機關檔案申請應用注意事項
公發布日: 民國 101 年 07 月 12 日
修正日期: 民國 106 年 11 月 01 日
發文字號: 府秘檔字第1060979226A號 令
法規體系: 臺南市法規資料庫/秘書類
圖表附件:
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一、臺南市政府及所屬機關(以下簡稱各機關)為辦理檔案之閱覽、抄錄
    及複製等應用,特訂定本注意事項。
二、申請檔案應用,應填具檔案應用申請書(附件一)或以書面載明下列
    事項,向各機關提出:
(一)申請人之姓名、出生年月日、身分證明文件字號、住(居)所、電
      話;法人或其他設有管理人或代表人之團體,其名稱、事務所或營
      業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所。
(二)有代理人者,其姓名、出生年月日、身分證明文件字號、住(居)
      所、電話及其與申請人之關係,並出具委任書或法定代理證明文件
      影本。
(三)申請項目及用途。
(四)檔案名稱或內容要旨。
(五)檔號。
(六)使用檔案原件之事由。
(七)申請日期。
三、各機關受理申請後,由其業務單位審核檔案應用申請案,認其不合規
    定程式或資料不全者,應通知申請人於七日內補正;屆期不補正或不
    能補正者,得駁回申請。
      業務單位審核申請案件之准駁,應自受理申請或補正之日起三十日
    內,以審核通知書及審核表(附件二、附件三)載明下列事項通知申
    請人:
(一)駁回申請者,應敘明理由、法令依據與不服之救濟方法、期間及其
      受理機關。
(二)核准申請者,應載明核准意旨、檔案應用方式、時間、處所、注意
      事項、收費標準及應備相關證明文件。
四、檔案應用准駁應依檔案法第十八條、政府資訊公開法第十八條、行政
    程序法第四十六條及其他法令之規定辦理。
五、核准應用之檔案如僅其中一部分有應限制公開或提供之情形,應去除
    不得公開部分,僅就其他部分公開或提供之。
      業務單位應將檔案部分抽離或遮掩情形註記於檔案應用簽收單(附
    件四)告知申請人。
六、申請檔案應用經核准者,業務單位應先備妥檔案及檔案應用簽收單。
      申請人應用檔案應於指定時間及處所,出示審核通知書及身分證明
    文件,並完成登記程序後,由機關指定人員陪同應用。
七、檔案應用以提供複製品為原則;如有使用檔案原件之必要,應於申請
    時載明事由,並經機關核准。
      檔案應用涉及著作權事項,應依著作權法及相關規定辦理。
八、申請人進入檔案應用處所,應遵守下列事項:
(一)禁止吸煙或大聲喧嘩。
(二)禁止攜帶食物、飲料、刀片、原子筆、毛筆、墨汁及修正液等易污
      染、毀損或塗改檔案之物品。
(三)抄寫檔案以使用鉛筆或可攜式電腦為限。
(四)暫離檔案應用處所者,應將檔案交由機關指定人員保管,不得攜出。
九、申請人應用檔案,應保持檔案資料完整,並不得有下列行為:
(一)添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
(二)拆散已裝訂完成之檔案。
(三)以其他方法破壞或變更檔案內容。
十、申請人應用檔案,違反前二點所列各款情形之一者,各機關得停止其
    應用;涉及刑事責任者,移送檢察機關偵辦。
十一、申請檔案應用,各機關應依國家發展委員會檔案管理局訂定檔案閱
      覽抄錄複製收費標準收取費用。
十二、檔案應用完畢,應依下列規定辦理歸還作業:
(一)機關指定人員應當場檢視檔案之完整性,如有污損、破壞等不當使
      用情形,應於檔案應用簽收單註記並依相關規定辦理。
(二)檔案應於當日歸還,經機關指定人員點收與核對繳納費用收據無誤
      後,於檔案應用簽收單上註記還卷,並交付簽收單收執聯予申請人
      。
(三)機關指定人員應將檔案應用申請書、審核通知書及簽收單影本併同
      應用檔案辦理歸還。
        前項申請人不能於當日應用檔案完畢者,由機關指定人員於檔案
      應用簽收單上註記,並應先辦理還卷後另日再行調閱。
資料來源:臺南市政府主管法規共用系統