一、臺南市政府教育局學生輔導諮商中心（以下簡稱輔諮中心）為落實個案資料檔案之安全維護及管理，防止相關業務資料遭竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏，特訂定本注意事項。

二、輔諮中心所屬全體人員（含調用教師、專業輔導人員及執行輔諮中心業務之人員）應本職掌善盡個案資料保護之責。

三、所稱個案資料檔案，係指因應個案所延伸直接或間接足供辨識個案身分之相關資料，含個案紙本資料檔案及輔導諮商服務E化系統個案資料。

四、個案紙本資料檔案處理流程如下：

（一）須由承辦專輔人員列印後簽章，親交至輔諮中心個案管理組（以下簡稱個管組），由個管組簽收後進行登錄、陳核、建檔與保管。

（二）個案資料檔案置於輔諮中心專設檔案櫃中，由個管組負責保管。保管期限依學生輔導法施行細則第十條第一項規定，應自學生畢業或離校後保存十年。已超過保存年限之個案資料應定期銷毀，並以每年一次為原則。

五、輔導諮商服務E化系統使用規範：

（一）線上系統個案資料如需列印下載，僅限個管組及專輔人員（含督導），且須於辦公處所列印，不得攜出。

（二）線上紀錄不應於公開場合撰寫、調閱、展示或散播。

（三）輔導諮商服務E化系統，其資料之保存與銷毀依第四點第二款規定辦理。

六、所稱個案資料檔案調閱，其申請調閱資格限當事人就讀學校及當事人，且以提供諮商或服務摘要為原則，其說明如下：

（一）當事人就讀學校須以個案之輔導需求為主，如申請特教鑑定之佐證資料或其他與輔導相關之必要資訊。

（二）當事人依規定提出申請，惟未成年者須附法定代理人同意書。

（三）申請應陳報輔諮中心主管核可，以正式公文書提供，並載明僅供調閱事由之用，調閱單位應善盡保密保管之責。

（四）申請人須填具調閱檔案申請書，經紙本資料保管人（個案管理員）核章後逐筆登錄於調閱登記簿備查。

（五）調閱檔案申請書應載明調閱人姓名及職稱、調閱事由及調閱個案資料項目等。

（六）輔諮中心同意申請調閱檔案，是以當事人的最佳權益為考量，所提供之個案資料應以密件方式回覆。

（七）核准申請調閱後，除提供個案資料外，如另閱覽個案資料應於上班時間並以四小時為限，且不得攜出輔諮中心，閱畢歸還資料則由申請人親自交還給個管組清點後簽收。

（八）申請人應善盡保管責任，不得拆散、抽換、增損、遺失、劃記、塗污、摺頁，甚至割損個案資料，以維護資料之完整，非經輔諮中心許可，不得複印或翻拍。

（九）若須使用當事人資料於學術研究與交流等，除經當事人或法定監護人同意，其個案資料應加以處理，使其無從識別特定之當事人。

（十）未經許可而提供輔諮中心個案資料或未盡保密、保管之責者，依相關規定核處，並列入年度考核。

七、個案資料檔案可供輔諮中心所屬人員（主任、督導與專輔人員）借閱，惟仍需填寫資料借閱表。

八、為確實保護個人資料之安全，應對其所屬人員採取下列措施：

（一）依據業務作業需要，建立管理機制，設定所屬人員不同之權限，以控管其接觸個人資料之情形，並定期確認權限內容之適當性及必要性。

（二）檢視各相關業務之性質，規範個人資料蒐集、處理及利用等流程之負責人員。

（三）善盡保管個人資料之儲存媒介物，並約定保管及保密義務。

（四）所屬人員離職時刪除E化系統權限，並要求將執行業務所持有之個人資料（包括紙本及儲存媒介物）辦理交接，不得攜離使用，並應簽訂保密切結書。