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法規內容

法規名稱: 臺南市政府教育局學生輔導諮商中心個案資料檔案安全維護注意事項
公發布日: 民國 109 年 05 月 06 日
發文字號: 南市教輔字第1090416769號函
法規體系: 臺南市法規資料庫/教育類
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一、臺南市政府教育局學生輔導諮商中心(以下簡稱輔諮中心)為落實個案資料檔案之安全維護及管理,防止相關業務資料遭竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏,特訂定本注意事項。

二、輔諮中心所屬全體人員(含調用教師、專業輔導人員及執行輔諮中心業務之人員)應本職掌善盡個案資料保護之責。

三、所稱個案資料檔案,係指因應個案所延伸直接或間接足供辨識個案身分之相關資料,含個案紙本資料檔案及輔導諮商服務E化系統個案資料。

四、個案紙本資料檔案處理流程如下:

(一)須由承辦專輔人員列印後簽章,親交至輔諮中心個案管理組(以下簡稱個管組),由個管組簽收後進行登錄、陳核、建檔與保管。

(二)個案資料檔案置於輔諮中心專設檔案櫃中,由個管組負責保管。保管期限依學生輔導法施行細則第十條第一項規定,應自學生畢業或離校後保存十年。已超過保存年限之個案資料應定期銷毀,並以每年一次為原則。

五、輔導諮商服務E化系統使用規範:

(一)線上系統個案資料如需列印下載,僅限個管組及專輔人員(含督導),且須於辦公處所列印,不得攜出。

(二)線上紀錄不應於公開場合撰寫、調閱、展示或散播。

(三)輔導諮商服務E化系統,其資料之保存與銷毀依第四點第二款規定辦理。

六、所稱個案資料檔案調閱,其申請調閱資格限當事人就讀學校及當事人,且以提供諮商或服務摘要為原則,其說明如下:

(一)當事人就讀學校須以個案之輔導需求為主,如申請特教鑑定之佐證資料或其他與輔導相關之必要資訊。

(二)當事人依規定提出申請,惟未成年者須附法定代理人同意書。

(三)申請應陳報輔諮中心主管核可,以正式公文書提供,並載明僅供調閱事由之用,調閱單位應善盡保密保管之責。

(四)申請人須填具調閱檔案申請書,經紙本資料保管人(個案管理員)核章後逐筆登錄於調閱登記簿備查。

(五)調閱檔案申請書應載明調閱人姓名及職稱、調閱事由及調閱個案資料項目等。

(六)輔諮中心同意申請調閱檔案,是以當事人的最佳權益為考量,所提供之個案資料應以密件方式回覆。

(七)核准申請調閱後,除提供個案資料外,如另閱覽個案資料應於上班時間並以四小時為限,且不得攜出輔諮中心,閱畢歸還資料則由申請人親自交還給個管組清點後簽收。

(八)申請人應善盡保管責任,不得拆散、抽換、增損、遺失、劃記、塗污、摺頁,甚至割損個案資料,以維護資料之完整,非經輔諮中心許可,不得複印或翻拍。

(九)若須使用當事人資料於學術研究與交流等,除經當事人或法定監護人同意,其個案資料應加以處理,使其無從識別特定之當事人。

(十)未經許可而提供輔諮中心個案資料或未盡保密、保管之責者,依相關規定核處,並列入年度考核。

七、個案資料檔案可供輔諮中心所屬人員(主任、督導與專輔人員)借閱,惟仍需填寫資料借閱表。

八、為確實保護個人資料之安全,應對其所屬人員採取下列措施:

(一)依據業務作業需要,建立管理機制,設定所屬人員不同之權限,以控管其接觸個人資料之情形,並定期確認權限內容之適當性及必要性。

(二)檢視各相關業務之性質,規範個人資料蒐集、處理及利用等流程之負責人員。

(三)善盡保管個人資料之儲存媒介物,並約定保管及保密義務。

(四)所屬人員離職時刪除E化系統權限,並要求將執行業務所持有之個人資料(包括紙本及儲存媒介物)辦理交接,不得攜離使用,並應簽訂保密切結書。