一、臺南市政府教育局學生輔導諮商中心(以下簡稱輔諮中心)為落實個案資料檔案之安全維護及管理,防止相關業務資料遭竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏,特訂定本注意事項。
二、輔諮中心所屬全體人員(含調用教師、專業輔導人員及執行輔諮中心業務之人員)應本職掌善盡個案資料保護之責。
三、所稱個案資料檔案,係指因應個案所延伸直接或間接足供辨識個案身分之相關資料,含個案紙本資料檔案及輔導諮商服務E化系統個案資料。
四、個案紙本資料檔案處理流程如下:
(一)須由承辦專輔人員列印後簽章,親交至輔諮中心個案管理組(以下簡稱個管組),由個管組簽收後進行登錄、陳核、建檔與保管。
(二)個案資料檔案置於輔諮中心專設檔案櫃中,由個管組負責保管。保管期限依學生輔導法施行細則第十條第一項規定,應自學生畢業或離校後保存十年。已超過保存年限之個案資料應定期銷毀,並以每年一次為原則。
五、輔導諮商服務E化系統使用規範:
(一)線上系統個案資料如需列印下載,僅限個管組及專輔人員(含督導),且須於辦公處所列印,不得攜出。
(二)線上紀錄不應於公開場合撰寫、調閱、展示或散播。
(三)輔導諮商服務E化系統,其資料之保存與銷毀依第四點第二款規定辦理。
六、所稱個案資料檔案調閱,其申請調閱資格限當事人就讀學校及當事人,且以提供諮商或服務摘要為原則,其說明如下:
(一)當事人就讀學校須以個案之輔導需求為主,如申請特教鑑定之佐證資料或其他與輔導相關之必要資訊。
(二)當事人依規定提出申請,惟未成年者須附法定代理人同意書。
(三)申請應陳報輔諮中心主管核可,以正式公文書提供,並載明僅供調閱事由之用,調閱單位應善盡保密保管之責。
(四)申請人須填具調閱檔案申請書,經紙本資料保管人(個案管理員)核章後逐筆登錄於調閱登記簿備查。
(五)調閱檔案申請書應載明調閱人姓名及職稱、調閱事由及調閱個案資料項目等。
(六)輔諮中心同意申請調閱檔案,是以當事人的最佳權益為考量,所提供之個案資料應以密件方式回覆。
(七)核准申請調閱後,除提供個案資料外,如另閱覽個案資料應於上班時間並以四小時為限,且不得攜出輔諮中心,閱畢歸還資料則由申請人親自交還給個管組清點後簽收。
(八)申請人應善盡保管責任,不得拆散、抽換、增損、遺失、劃記、塗污、摺頁,甚至割損個案資料,以維護資料之完整,非經輔諮中心許可,不得複印或翻拍。
(九)若須使用當事人資料於學術研究與交流等,除經當事人或法定監護人同意,其個案資料應加以處理,使其無從識別特定之當事人。
(十)未經許可而提供輔諮中心個案資料或未盡保密、保管之責者,依相關規定核處,並列入年度考核。
七、個案資料檔案可供輔諮中心所屬人員(主任、督導與專輔人員)借閱,惟仍需填寫資料借閱表。
八、為確實保護個人資料之安全,應對其所屬人員採取下列措施:
(一)依據業務作業需要,建立管理機制,設定所屬人員不同之權限,以控管其接觸個人資料之情形,並定期確認權限內容之適當性及必要性。
(二)檢視各相關業務之性質,規範個人資料蒐集、處理及利用等流程之負責人員。
(三)善盡保管個人資料之儲存媒介物,並約定保管及保密義務。
(四)所屬人員離職時刪除E化系統權限,並要求將執行業務所持有之個人資料(包括紙本及儲存媒介物)辦理交接,不得攜離使用,並應簽訂保密切結書。