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法規內容

法規名稱: 臺南市政府消防局檔案開放應用內部作業程序
公發布日: 民國 109 年 01 月 20 日
發文字號: 南市消秘字第1090000097號 函
法規體系: 臺南市法規資料庫/消防類
圖表附件:
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一、臺南市政府消防局(以下簡稱本局)為建立檔案開放應用業務處理之
    作業準據,以提升檔案應用申請案件辦理效率與效能,特訂本作業程
    序。
二、本局各單位辦理人民申請應用檔案作業,其權責分工如下:
(一)秘書室
      1.收發人員:收受申請人檔案應用申請書(附件一之一、附件一
          之二)後,將申請書分文至檔案應用申請書應用內容承辦業務
          之權責單位辦理。
      2.檔管人員:
          (1)定期(每半年)檢視本局完成新增及異動之檔案電子目
                錄,並上傳國家發展委員會檔案管理局。
          (2)建置與更新本局網站檔案應用專區之相關法令、申請書
                表等電子檔,提供民眾下載運用。
          (3)受理借調(業務)單位申請借調檔案。
          (4)辦理業務單位將檔案應用申請書、審核通知書(附件二
                )、審核表(附件三)及簽收單(附件四)影本併同所
                應用檔案歸還之檔案歸檔。
      3.出納人員:收取業務單位簽收單上註記之總金額後,開立收據
          予申請人,並依規定期限解繳公庫。
(二)業務單位
      1.申請書之核覆
          (1)檢查檔案應用申請書應填事項資料是否正確與完備符合
                規定;如有意定代理提出申請者,審核有無提出委任書
                (附件五);如係法定代理者,有無敘明其關係並檢具
                相關證明文件影本。
          (2)核有不合規定程式或資料不全情形者,應通知申請人或
                代理人於7日內補正,屆期不補正或不能補正者,得駁
                回申請。
          (3)檔案應用准駁應依檔案法第18條、政府資訊公開法第
                18條、行政程序法第46條及其他法令之規定辦理;
                檔案應用涉及著作權事項,並依著作權法及相關規定辦
                理。
          (4)審核申請案件之准駁,應自受理申請或補正之日起三十
                日內,以審核通知書及審核表通知申請人。
          (5)駁回申請者,應敘明理由、法令依據與不服之救濟方法
                、期間及其受理機關;核准申請者,應載明核准意旨、檔
                案應用方式、時間、處所、注意事項、收費標準及應備
                相關證明文件。
      2.檔案應用前
          (1)填寫調案單(附件六)向檔案管理人申請借調檔案,備
                妥檔案及檔案應用簽收單。
          (2)核准應用之檔案如僅其中一部分有應限制公開或提供之
                情形,應去除不得公開部分,僅就其他部分公開或提供
                ;檔案部分抽離或遮掩情形註記於檔案應用簽收單告知申
                請人。
      3.檔案應用中:
          (1)借調檔案業務單位人員應全程陪同申請人應用檔案。
          (2)檔案應用申請人核對擬應用檔案無誤後,於檔案應用簽
                收單內簽名。
          (3)申請人檔案應用完畢後,借調檔案業務人員當場檢視歸
                還檔案之完整性。
          (4)申請人檔案應用過程中如有污損、破壞等不當使用情形
                ,應停止其應用並應於簽收單註記;涉及刑事責任者,移
                送檢察機關偵辦。
      4.檔案應用完畢
          (1)申請人檔案應用完畢應於當日歸還,借調檔案業務人員
                應將申請人實際應用情形,對照「檔案閱覽抄錄複製收
                費標準」核算應收費用,填寫於簽收單。
          (2)持簽收單協同申請人至本局出納室繳納簽收單上應用總
                金額,由出納開立繳款收據給申請人。
          (3)借調檔案人員經點收歸還檔案及核對繳納費用收據無誤
                後,於檔案應用簽收單上註記還卷,並交付簽收單收執
                聯予申請人。
          (4)借調檔案人員將檔案應用申請書、審核通知書暨審核表
                、簽收單影本併同所借調檔案,歸還檔案管理人員辦理
                還卷。
三、本作業執行流程如附圖。