一、臺南市政府消防局（以下簡稱本局）為建立檔案開放應用業務處理之
作業準據，以提升檔案應用申請案件辦理效率與效能，特訂本作業程
序。
二、本局各單位辦理人民申請應用檔案作業，其權責分工如下：
（一）秘書室
１．收發人員：收受申請人檔案應用申請書(附件一之一、附件一
之二)後，將申請書分文至檔案應用申請書應用內容承辦業務
之權責單位辦理。
２．檔管人員：
（１）定期（每半年）檢視本局完成新增及異動之檔案電子目
錄，並上傳國家發展委員會檔案管理局。
（２）建置與更新本局網站檔案應用專區之相關法令、申請書
表等電子檔，提供民眾下載運用。
（３）受理借調（業務）單位申請借調檔案。
（４）辦理業務單位將檔案應用申請書、審核通知書（附件二
）、審核表（附件三）及簽收單（附件四）影本併同所
應用檔案歸還之檔案歸檔。
３．出納人員：收取業務單位簽收單上註記之總金額後，開立收據
予申請人，並依規定期限解繳公庫。
（二）業務單位
１．申請書之核覆
（１）檢查檔案應用申請書應填事項資料是否正確與完備符合
規定；如有意定代理提出申請者，審核有無提出委任書
（附件五）；如係法定代理者，有無敘明其關係並檢具
相關證明文件影本。
（２）核有不合規定程式或資料不全情形者，應通知申請人或
代理人於７日內補正，屆期不補正或不能補正者，得駁
回申請。
（３）檔案應用准駁應依檔案法第１８條、政府資訊公開法第
１８條、行政程序法第４６條及其他法令之規定辦理；
檔案應用涉及著作權事項，並依著作權法及相關規定辦
理。
（４）審核申請案件之准駁，應自受理申請或補正之日起三十
日內，以審核通知書及審核表通知申請人。
（５）駁回申請者，應敘明理由、法令依據與不服之救濟方法
、期間及其受理機關;核准申請者，應載明核准意旨、檔
案應用方式、時間、處所、注意事項、收費標準及應備
相關證明文件。
２．檔案應用前
（１）填寫調案單（附件六）向檔案管理人申請借調檔案，備
妥檔案及檔案應用簽收單。
（２）核准應用之檔案如僅其中一部分有應限制公開或提供之
情形，應去除不得公開部分，僅就其他部分公開或提供
;檔案部分抽離或遮掩情形註記於檔案應用簽收單告知申
請人。
３．檔案應用中:
（１）借調檔案業務單位人員應全程陪同申請人應用檔案。
（２）檔案應用申請人核對擬應用檔案無誤後，於檔案應用簽
收單內簽名。
（３）申請人檔案應用完畢後，借調檔案業務人員當場檢視歸
還檔案之完整性。
（４）申請人檔案應用過程中如有污損、破壞等不當使用情形
，應停止其應用並應於簽收單註記;涉及刑事責任者，移
送檢察機關偵辦。
４．檔案應用完畢
（１）申請人檔案應用完畢應於當日歸還，借調檔案業務人員
應將申請人實際應用情形，對照「檔案閱覽抄錄複製收
費標準」核算應收費用，填寫於簽收單。
（２）持簽收單協同申請人至本局出納室繳納簽收單上應用總
金額，由出納開立繳款收據給申請人。
（３）借調檔案人員經點收歸還檔案及核對繳納費用收據無誤
後，於檔案應用簽收單上註記還卷，並交付簽收單收執
聯予申請人。
（４）借調檔案人員將檔案應用申請書、審核通知書暨審核表
、簽收單影本併同所借調檔案，歸還檔案管理人員辦理
還卷。
三、本作業執行流程如附圖。