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法規內容

法規名稱: 臺南市政府教育局使用戶役政資料管理要點
公發布日: 民國 107 年 06 月 25 日
發文字號: 南市教資字第1070658185號 函
法規體系: 臺南市法規資料庫/教育類
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一、臺南市政府教育局(以下簡稱本局)為掌握人口資料,以利辦理各項
    教育有關業務,特訂定本要點。
二、資料安全管制作業:
(一)戶役政資料管理暨查詢作業
      1.資料查詢及存放場所,禁止非相關人員進入、停留。
      2.資料查詢、輸出及傳送均應採取適當之保密措施;不得透過傳
          真或未加密之網路方式交付戶役政資料。
      3.經授權取得之戶役政資料僅供查詢及確認使用,不得任意複製
          或提供非業務權責人員閱覽、使用。
      4.使用完竣且確認該項業務結束之戶役政個人資料電腦檔案及相
          關書面表件,應簽報使用單位主管核定後銷毀。
      5.使用單位專責人員及單位主管異動時,應主動通知管理單位、
          權責單位。
(二)存取戶役政資料電腦管理
      1.存取戶役政資料電腦應以帳號登入及密碼認證方式為之;其帳
          號應經授權程序。
      2.經授權取得帳號之專責人員應妥善保護帳號,並設定八位以上
          之密碼;其應包括英文、數字及特殊符號。密碼至少每六個月
          更換一次,並不得借予他人使用或張貼於易洩密位置。
      3.存取戶役政資料之電腦應設定螢幕保護及密碼;使用者離開時
          ,應退出使用環境,每日下班前並確實關閉電腦。
      4.以電腦處理個人資料時,核對個人資料之輸入、輸出、編輯或
          更正是否與原檔案相符。
      5.資料檔案使用完畢即退出應用程式,不得留置在電腦終端機上
          。
      6.經授權人員應負保密義務。
(三)資料使用後暨銷?程序
      1.戶役政資料檔應指定專人或由系統定期清除,以防範資料被不
          當存取。
      2.戶役政資料紙本文件使用完竣且該項業務結束時,應於資料保
          留期限內銷毀至無法辨識。
      3.儲存於電腦設備或系統之資料檔案使用完竣且該項業務結束時
          ,應於資料保留期限內簽報單位主管核定後,刪除資料檔案,
          並確認其資料檔案無法復原。
      4.儲存於可攜式媒體與光碟之資料檔案使用完竣且該項業務結束
          時,應於資料保留期限內簽報單位主管核定後,辦理銷磁或銷
          毀作業。
      5.各類資料保留期限依下列規定:
          (1)線上資料查詢類:保留期限為一日。
          (2)檔案傳輸類:保留期限為七日。
          (3)磁性或光碟媒體交換類:保留期限為七日。
三、戶役政資料運用之稽核作業,應依下列規定辦理:
(一)建立戶役政資料稽核制度,指定專人定期(每年至少兩次)稽核戶
      役政資料管理情形,並留下稽核紀錄歸檔備查。
(二)實施稽核人員得調閱有關資料,並請作業人員提供說明。
(三)作業人員應配合提供資料及相關稽核作業,並依要求完成必要之改
      善。
四、取得資料處理及利用時,違反個人資料保護法規定而致當事人權益受
    損害者應負損害賠償責任,但因天災、事變或其他不可抗力導致損害
    者,不在此限。
五、使用者違反規定時應負之責任:
(一)意圖營利違反個人資料保護法第十五條、第十六條、第十八條、第
      十九條、第二十條、第四十一條、第四十二條之規定而致損害於他
      人者,依個人資料保護法相關規定辦理。
(二)意圖為自己或第三人不法之利益或損害他人之利益,而對於個人資
      料檔案為非法輸出、干擾、變更、刪除或以其他非法方法妨害個人
      資料檔案之正確而致損害於他人者,依個人資料保護法相關規定辦
      理。