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法規內容

法規名稱: 臺南市政府警察局處理首長電子信箱作業規定
公發布日: 民國 106 年 11 月 14 日
發文字號: 南市警秘字第1060565851號 函
法規體系: 臺南市法規資料庫/警察類
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一、為強化電子信箱郵件處理效能,提升為民服務品質,特訂定本作業規
    定,本規定所稱電子信箱係署長及首長電子信箱。
二、電子郵件作業程序:
(一)收信及分派:
      1.署長信箱:由臺南市政府警察局秘書室於警政知識聯網/單一
          簽入應用系統/警政資訊入口網_內容管理系統(以下簡稱作
          業系統)/署長信箱項下收文後,依郵件內容分派各權責業務
          單位辦理。
      2.首長信箱:由本局秘書室於本局全球資訊網後端管理系統(
          http://manage.tncp .gov .tw )/(以下簡稱作業系統)
          /案件作業項下收文後,依郵件內容分派各權責單位辦理。
(二)受理及指派:本局設有專線、專址接收首長電子信箱郵件,並由專
      人負責收發、登錄、列管後,依郵件內容分派各單位辦理。
(三)處理及回復:
      1.署長信箱部分:各單位應指定專人為署長信箱聯絡窗口,於本
          局秘書室分派後,由聯絡窗口交由受指派之承辦人,承辦人查
          處後依規定將回復內容簽陳核定,再交由聯絡窗口進行信件回
          復作業,並副知秘書室。
      2.首長信箱部分:
          (1)由秘書室接收、分派後,係屬科、室、中心、大隊(隊
                )業務權責交收文室登錄掛號分文,承辦單位收文後,
                應立即依限辦理查復。
          (2)係屬分局案件,由秘書室接收、分派後,分局承辦人收
                文、掛號分文,承辦單位收文後,應立即依限辦理查復
                。
三、電子郵件分派原則:
(一)依業務性質:首先依本局「分層負責明細表」規定,分派各業務單
      位辦理。無法分派時,由本局秘書室辦理。
(二)依人員隸屬:檢舉或陳情對象牽涉警察人員者,依業務性質分派本
      局相關業務單位辦理。
(三)依土地管轄:
      1.署長信箱部分:案件牽涉本局管轄地區或權責,經上級機關分
          派本局辦理者,交由權責之科、室、中心、大隊(隊)辦理;
          該單位得視電子郵件內容,交轄區分局查明實情,經彙整簽核
          後,仍應以警政署名義回復之,不得再交由轄區分局回復。
      2.首長信箱部分:案件依本局管轄地區或權責,交由權責之科、
          室、中心、大隊(隊)或分局辦理,該單位得視電子郵件內容
          ,交由轄區分局辦理。四、電子郵件回復規定及注意事項:
(一)郵件回復內容應陳送第一層核判決行,俾使答復內容正確。
(二)各單位於接獲署長信箱案件時,應視同最速件公文立即簽辦,儘速
      於三日內答復結案,若未能於三日內答復結案者,初報應於一日內
      回復;如案情複雜,至遲須於十四日內正式回復結案。
(三)首長信箱陳情案件應於十四日內處理完竣並回復陳情人、副知秘書
      室,未能於十四日內處理完竣者,得申請展期一次後正式回復結案
      。
(四)電子郵件內容特殊,對陳情人有保密之必要者,受理單位應審慎處
      理並予保密。
(五)透過警政知識聯網或本局全球資訊網後端管理系統傳送回復者,其
      效力視同正式公文。
五、撰寫回復電子郵件應注意事項:
(一)署長信箱應以內政部警政署立場說明,首長信箱應以本局立場說明
      ,內容務求具體明確、簡單流暢;以口語化之文字表達,勿以主旨
      、說明等公文格式撰寫,回復內容應註明承辦人姓名及聯絡電話,
      以便查詢;各級核稿人員應注意回信內容是否適切完整,格式是否
      正確(參考範例如附件)。
(二)來信內容抽象、欠缺具體明確時,亦應回復,並視需要請來信人提
      供較詳細資料;如因相關法規規定,致無法依來信人期待辦理者,
      應以委婉語氣回復。
(三)態度應認真負責、主動積極,語氣應親切平和,不得於答復內容中
      責罵或嚴詞反駁民眾之陳述意見;如確有行政疏漏,應誠懇道歉,
      並表達檢討改進之積極作法。
(四)回復內容中有關數字部分,應依公文書橫式書寫數字使用原則撰寫
      ;年份統一書寫中華民國紀元年,勿填寫西元年。
(五)回復首長信箱郵件時,務請將郵件原有信件之編碼ΧΧΧΧ填入回
      復郵件「主旨」欄,俾利追蹤列管。
六、電子郵件管制考核作業規定:
(一)各單位指定之聯絡窗口應負責該單位電子郵件作業之列管、稽催、
      協調聯繫;辦畢之文稿應專卷留存,以供業務查考。
(二)各單位聯絡窗口如有異動,應主動通知本局秘書室,並確實完成業
      務交接;聯絡窗口如遇公差、請假時,應由窗口代理人職務代理,
      不得積壓郵件,延誤時效。
(三)各單位聯絡窗口於收信後,請提前辦理稽催管制作業,以增進回信
      時效。
(四)郵件內容如經各單位主管判定為非主管業務,應迅速以電話通知本
      局秘書室,重新改分及撤銷管制作業;如郵件內容涉及警察以外機
      關權責者,仍應於郵件中就警察主管權責部分先行答復,敘明非權
      責部分及其主管機關,並另函請權責機關處理。
七、處理署長信箱電子郵件作業之獎懲規定:依據「警察人員獎懲標準」
    規定每半年辦理獎懲,其內容如下:
(一)各單位業務承辦人能依規定期限辦結,答復內容具體詳實,每半年
      辦結件數達二十六件以上者嘉獎一次,達五十二件以上者嘉獎二次
      ;超過五十二件,每再滿五十二件,嘉獎一次;每半年已累計至一
      大功後,如再有同項成果敘獎,其辦結件數以倍數增加核計。每半
      年收辦件達六十件者,本局署長信箱收辦承辦人員及主管嘉獎一次
      ;超過一百二十件者,承辦人員再核給嘉獎一次,但累計最多以嘉
      獎二次為限,上半年未達獎勵標準部分,得累計至下半年併案辦理
      ,惟不得跨年累計;協、督辦人員每半年嘉獎一次五人。
(二)無正當理由延誤回復時效二日以上,或經催辦仍未及時處理辦結者
      獎,承辦人員依「警察人員懲標準」相關規定暨本局「公文時效管
      制及稽催查考作業要點」,視情節輕重予以議處;經常延誤結案時
      效之單位其單位主官(管)將併同業務承辦人視情節輕重予以議處
      。
(三)答復內容經民眾反映為「問題未解決」、「答復內容與實際情形不
      符」或其他不滿意原因者,將審酌核減獎勵。
八、處理本局首長電子郵件作業之獎懲規定:依據「警察人員獎懲標準」
    規定每半年辦理獎懲,其內容如下:
(一)實際查處(回復)人員:能依規定期限辦結,答復內容具體詳實,
      每半年達三十三件以上,未滿六十六件者,嘉獎一次;六十六件以
      上,嘉獎二次,超過六十六件者,每再滿六十六件,嘉獎一次;每
      半年累計達一大功者,如再有同項成果敘獎,其辦結件數以六十六
      件加倍核計(如一百三十二件)嘉獎一次。
(二)負責分送與管考案件業務承辦、督辦人員:
      1.每半年件數達六十六件以上,承辦人嘉獎一次,未滿六十六件
          ,不予敘獎。
      2.每半年達一百三十二件,嘉獎二次一人,督辦人員嘉獎一次一
          人、協辦人員嘉獎一次一人,件數超過一百三十二件者,再滿
          五百件(含)以上,增加協辦人員嘉獎一次一人。
(三)上半年未達獎勵最低基準者,得累計至下半年併案辦理。但不得跨
      年累計。
(四)無正當理由延誤回復時效二日以上,或經催辦仍未及時處理辦結者
      ,承辦人員依警察人員獎懲標準相關規定,視情節輕重議處;延誤
      結案時效之單位,情節嚴重者,其單位主官(管)得併同業務承辦
      人議處。
(五)答復內容經民眾反映為「問題未解決」、「答復內容與實際情形不
      符」或其他不滿意原因者,得酌減獎勵。