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法規內容

法規名稱: 臺南市政府警察局視訊會議系統作業規定
公發布日: 民國 106 年 05 月 18 日
發文字號: 南市警資字第1060264370號 函
法規體系: 臺南市法規資料庫/警察類
圖表附件:
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一、臺南市政府警察局(以下簡稱本局)為規範警政視訊會議系統(以下
    簡稱本系統)使用及管理之作業事項,特訂定本規定。
二、本規定所稱警政視訊會議系統,指透過本系統與本局各分局、大隊(
    隊)及各分駐(派出)所,進行雙向即時視訊通話,加速重要資訊傳
    遞,提升行政效率。
三、本系統使用之地點及警用電話如下:
(一)本局二樓勤務指揮中心會議室(二四一一、二四一三)。
(二)本局三樓會議室(二一○七)。
(三)本局四樓大禮堂(二三八二)。
(四)本局電腦教室(二二二八)。
四、本系統之業務權責,分工如下:
(一)管理單位:本局資訊室為本項系統之管理資訊單位,成立警政視訊
      會議維運小組,任務分工如下:
      1.設技術總指導一名,負責本系統正常運作、故障排除及使用操
          作訓練。
      2.設專責管理員一名,辦理場次登記之受理、視訊設備之領用及
          管理、輪值之指派及通知、本局警政視訊會議連線紀錄表(以
          下簡稱連線紀錄表,如附表一)資料之彙整。
      3.設網路品質監控負責人一名,負責會前整測及會議當天網路品
          質監控。
      4.設專責系統調校員一名,負責會前系統調校。
      5.設專責大禮堂鏡頭調設手一名,負責攝影機鏡頭之操作。
      6.設維運執行小組五組共十五名,負責會前功能測試期程之訂定
          及正式視訊會議設備架設、連線設定、系統登入、系統正常運
          作、故障排除及會議中現場影像錄影等事宜。
(二)資訊業務單位:各分局、大隊(隊)資訊業務單位,負責本系統平
      時功能測試及正式視訊會議設備架設、連線設定、系統登入、連線
      紀錄表及本局警政視訊會議系統問題提報單(以下簡稱提報單,如
      附表二)資料之彙整等事宜,並比照本局管理單位設鏡頭調設手及
      維運執行小組。
(三)使用單位:
      1.本局局本部各單位及各分局、大隊(隊)負責視訊會議之申請
          、會議召開期間之系統操作、簡報資料播放及文字即時通操作
          等事宜。
      2.視訊會議主辦單位、與會單位連線測試作業部分,由本局局本
          部或各分局、大隊(隊)警政視訊會議主辦單位通知聯繫。
      3.依會議類別及操作需求,由會議主辦單位人員進行操作使用,
          或於會前事先協調資訊業務單位相關人員擔任操作人員。
      4.操作人員於會議中協助視訊操控作業,並監控連線是否正常,
          遇異常斷線,應立即重新連線或通知資訊人員協助排除;會議
          結束後,協助相關視訊設備關機及復歸原位等事宜。
      5.操作人員於警政視訊會議中發現問題,應填寫提報單,交由資
          訊業務單位,彙整後轉交本局資訊室處理。
      6.操作人員於每場次視訊會議,應填寫連線紀錄表,並於會議結
          束後送回所屬資訊業務單位承辦人彙整,以利管控視訊系統使
          用狀況。
五、本系統之使用程序及注意事項,規定如下:
(一)各單位因業務需要,使用本系統進行視訊會議時,應於開會七日前
      行文或公文會辦資訊(業務)單位辦理視訊會議之申請及系統借用
      事宜,若有特殊情況無法及時申請、因故取消或變更使用時間、地
      點,須先電話聯繫並逕寄電子郵件予本局業務承辦人。
(二)主辦單位於會議開始前需配合本局資訊室進行各與會單位之連線測
      試,確認與會人員均登入系統並加入會議室後,始召開視訊會議。
(三)主辦單位於會議召開前,應指定專人負責與資訊(業務)單位之聯
      繫、簡報資料播放及文字即時通操作等事宜。
(四)各單位進行視訊會議時,應將發言鍵關閉,發言時再點選發言鍵,
      發言結束後立即關閉麥克風,避免多人同時發言造成回音等音訊干
      擾。詢問意見時,採輪詢方式,避免同時發表意見造成相互干擾,
      影響會議進行。
六、各單位視需要自行存錄視訊會議內容,惟視訊時不得任意錄影、錄音
    或截圖及對外公開會議內容。
七、本局應辦理督考稽核作業,規定如下:
(一)本局得定期或不定期辦理督考各警察機關執行情形。
(二)各分局、大隊(隊)應指定專人管理、維護及配合測試本系統之各
      項設備,俾利視訊會議之召開。
(三)各單位應依「本局維護個人資料安全稽核作業規定」,指定專人管
      理每次會議所配賦之帳號及密碼,並配合辦理稽核有無對外公開會
      議資料之情事。
八、為考核執行成效,本局局本部及各分局、大隊(隊)依據內政部警政
    署警政視訊會議系統作業規定,每半年定期辦理獎懲。