一、臺南市政府警察局(以下簡稱本局)為規範警政視訊會議系統(以下
簡稱本系統)使用及管理之作業事項,特訂定本規定。
二、本規定所稱警政視訊會議系統,指透過本系統與本局各分局、大隊(
隊)及各分駐(派出)所,進行雙向即時視訊通話,加速重要資訊傳
遞,提升行政效率。
三、本系統使用之地點及警用電話如下:
(一)本局二樓勤務指揮中心會議室(二四一一、二四一三)。
(二)本局三樓會議室(二一○七)。
(三)本局四樓大禮堂(二三八二)。
(四)本局電腦教室(二二二八)。
四、本系統之業務權責,分工如下:
(一)管理單位:本局資訊室為本項系統之管理資訊單位,成立警政視訊
會議維運小組,任務分工如下:
1.設技術總指導一名,負責本系統正常運作、故障排除及使用操
作訓練。
2.設專責管理員一名,辦理場次登記之受理、視訊設備之領用及
管理、輪值之指派及通知、本局警政視訊會議連線紀錄表(以
下簡稱連線紀錄表,如附表一)資料之彙整。
3.設網路品質監控負責人一名,負責會前整測及會議當天網路品
質監控。
4.設專責系統調校員一名,負責會前系統調校。
5.設專責大禮堂鏡頭調設手一名,負責攝影機鏡頭之操作。
6.設維運執行小組五組共十五名,負責會前功能測試期程之訂定
及正式視訊會議設備架設、連線設定、系統登入、系統正常運
作、故障排除及會議中現場影像錄影等事宜。
(二)資訊業務單位:各分局、大隊(隊)資訊業務單位,負責本系統平
時功能測試及正式視訊會議設備架設、連線設定、系統登入、連線
紀錄表及本局警政視訊會議系統問題提報單(以下簡稱提報單,如
附表二)資料之彙整等事宜,並比照本局管理單位設鏡頭調設手及
維運執行小組。
(三)使用單位:
1.本局局本部各單位及各分局、大隊(隊)負責視訊會議之申請
、會議召開期間之系統操作、簡報資料播放及文字即時通操作
等事宜。
2.視訊會議主辦單位、與會單位連線測試作業部分,由本局局本
部或各分局、大隊(隊)警政視訊會議主辦單位通知聯繫。
3.依會議類別及操作需求,由會議主辦單位人員進行操作使用,
或於會前事先協調資訊業務單位相關人員擔任操作人員。
4.操作人員於會議中協助視訊操控作業,並監控連線是否正常,
遇異常斷線,應立即重新連線或通知資訊人員協助排除;會議
結束後,協助相關視訊設備關機及復歸原位等事宜。
5.操作人員於警政視訊會議中發現問題,應填寫提報單,交由資
訊業務單位,彙整後轉交本局資訊室處理。
6.操作人員於每場次視訊會議,應填寫連線紀錄表,並於會議結
束後送回所屬資訊業務單位承辦人彙整,以利管控視訊系統使
用狀況。
五、本系統之使用程序及注意事項,規定如下:
(一)各單位因業務需要,使用本系統進行視訊會議時,應於開會七日前
行文或公文會辦資訊(業務)單位辦理視訊會議之申請及系統借用
事宜,若有特殊情況無法及時申請、因故取消或變更使用時間、地
點,須先電話聯繫並逕寄電子郵件予本局業務承辦人。
(二)主辦單位於會議開始前需配合本局資訊室進行各與會單位之連線測
試,確認與會人員均登入系統並加入會議室後,始召開視訊會議。
(三)主辦單位於會議召開前,應指定專人負責與資訊(業務)單位之聯
繫、簡報資料播放及文字即時通操作等事宜。
(四)各單位進行視訊會議時,應將發言鍵關閉,發言時再點選發言鍵,
發言結束後立即關閉麥克風,避免多人同時發言造成回音等音訊干
擾。詢問意見時,採輪詢方式,避免同時發表意見造成相互干擾,
影響會議進行。
六、各單位視需要自行存錄視訊會議內容,惟視訊時不得任意錄影、錄音
或截圖及對外公開會議內容。
七、本局應辦理督考稽核作業,規定如下:
(一)本局得定期或不定期辦理督考各警察機關執行情形。
(二)各分局、大隊(隊)應指定專人管理、維護及配合測試本系統之各
項設備,俾利視訊會議之召開。
(三)各單位應依「本局維護個人資料安全稽核作業規定」,指定專人管
理每次會議所配賦之帳號及密碼,並配合辦理稽核有無對外公開會
議資料之情事。
八、為考核執行成效,本局局本部及各分局、大隊(隊)依據內政部警政
署警政視訊會議系統作業規定,每半年定期辦理獎懲。