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法規內容

法規名稱: 臺南市政府消防局現行檔案執行計畫
公發布日: 民國 101 年 10 月 19 日
發文字號: 南市消秘字第1010028117號 函
法規體系: 臺南市法規資料庫/消防類
圖表附件:
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一、為完成本局於檔案法施行後所產生之檔案(以下簡稱現行檔案)目錄
  彙送工作,特訂定本執行計畫。
二、本計畫執行範圍,包括現行檔案之清查、分類、立案、建檔、目錄彙
  送及銷毀。
三、本計畫之期程、期限及期程、期限前應完成工作:
(一)第一階段:稽催本局各承辦人將歷年(九十一年至一百年)已辦畢
   而未送歸之公文送交本局檔案管理單位歸檔,預計一百零一年十一
   月三十日完成。
(二)第二階段:歸檔公文點收,預計一百零一年十二月完成。
(三)第三階段:以本局現行使用之檔案分類及保存年限區分表為依據,
   視檔案內容填寫分類號及保存年限,預計一百零四年十二月底完成
   。
(四)第四階段:將檔案依分類號彙集(以一百件或三公分為單位)後製
   成卷,預計一百零五年十二月完成。
(五)第五階段:使用公文管理系統建檔並以案件及案卷層級著錄,預計
   一百零八年十二月完成。
(六)第六階段:將著錄完成之檔案彙送至檔案管理局備查,預計一百零
   九年十二月完成。
(七)第七階段:將屆保存年限之檔案製作銷毀目錄及銷毀計畫,呈檔案
   管理局審核後執行銷毀動作,預計一百一十年十二月完成。
四、辦理原則及人力需求:
(一)為維護檔案資料完整及安全,檔案以不攜出檔案室為原則。由各科
   室輪流安排人員於每週固定時段前往本局三樓檔案室,將檔案依年
   度及業務性質分類後填寫分類號及保存年限。
(二)科室人員輪值表如附件一。
(三)製作簽到簿供同仁簽到退,以確保達成每日預期目標。
五、績效考核:
(一)業務執行過程與成效予以定期評估,包含訂定衡量指標、查檢執行
   情形、評析及撰寫成效報告,並據以執行改進等事項。
(二)執行成效評估報告應簽陳機關首長核閱。
(三)機關得就評估結果,依公務人員考績法等相關規定對業務主管及相
   關承辦人員辦理獎懲事宜。