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法規內容

法規名稱: 臺南市政府及所屬機關檔案管理作業要點
公發布日: 民國 101 年 04 月 20 日
發文字號: 府秘文字第1010154032A號 函
法規體系: 臺南市法規資料庫/秘書類
圖表附件:
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一、為健全臺南市政府及所屬機關(以下簡稱各機關)之檔案管理,促進
  檔案開放應用,發揮檔案功能,特訂定本要點。
二、各機關檔案管理,除有特殊情形外,應統一規劃、集中管理。
三、歸檔案件以原件歸檔為原則。但不能以原件歸檔者,應簽奉機關首長
  或其授權人員核准。
   歸檔案件有附件者,每一種以一份為限。
四、歸檔案件屬紙本型式者,應由承辦人員逐件依下列規定編寫頁碼:
(一)依文件產生日期之先後順序,後者在上,先者在下,依序編寫頁碼
   ;文件係雙面書寫或列印者,亦同。
(二)附件頁碼之編寫,除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者外
   ,應併同其本文連續編寫。
五、歸檔案件有照片、微縮、影音、電子或其他方式儲存之媒體者,承辦
  人員應於媒體或外包裝上載明名稱、文(編)號、規格、製作者、製
  作日期、分類號、保存年限及內容概要。但屬附件者,得不載明分類
  號、保存年限、製作者及製作日期。
六、各機關承辦單位或文書單位應將辦畢案件於五日內依序彙齊後,併同
  歸檔清單送交檔案管理人員歸檔。但下列物品,不得歸檔,應退回承
  辦單位或文書單位處理:
(一)現金、有價證券及其他貴重物品。
(二)司法訴訟有關之物證。
(三)流質、氣體、易燃品、管制品或其他危及人身、公共安全之物品。
(四)易變質不適長期保存之物品。
   前項辦畢案件,指依文書處理手冊或其相關規定完成發文、存查或
  其他辦結程序之案件。
    以機關名義對內部單位行文,各受文單位辦畢後得不歸檔;機關內
    部單位間行文,亦同。
七、一般公務機密或國家機密檔案(以下簡稱機密檔案)歸檔時,承辦人
  員應使用機密檔案專用封套裝封,並於封面上註明機關(單位)名稱
  、收發來文字號、案由或案名、分類號、頁數、件數、附件數、案卷
  內文件起迄日期、保存年限、機密等級及保密期限或解密條件,封口
  簽章後,送檔案管理人員辦理歸檔。但案由或案名,得以代碼或代名
  表示。
   檔案管理人員點收機密檔案時,僅得依封套上記載事項檢視,不得
  拆開封套;封套記載不全者,應退回補正。
八、辦畢案件有延後歸檔之必要,應由承辦人員簽請機關首長或其授權人
  員核准,並知會檔案管理人員。
九、各機關檔案管理人員辦理點收作業,應以案件為單位,詳細核對其內
  容與數量,經確認無誤後,於歸檔清單上註記點收日期並簽章或蓋點
  收章。但歸檔清單以電子方式為之者,得免註記點收日期及簽章。
   歸檔案件有第五點規定情形者,必要時得請承辦人員確認其內容無
  誤後彌封蓋章。
十、歸檔案件有下列情形之一者,應退還承辦單位或文書單位補正:
(一)案件或其附件不全,或附件未經簽奉機關首長或其授權人員核准而
   抽存。
(二)案件污損或內容不清楚或不能讀取或辨識。
(三)案件未經批准或有漏判、漏印、漏發、漏會等未完成陳核程序之情
   形。
(四)案件文號有誤。
(五)案件未填註分類號或保存年限。
(六)案件未依規定編寫頁碼或編寫有誤。
(七)案件未依規定蓋騎縫章或職名章。
(八)樣張或已作廢之契約憑證文件,漏蓋樣張或註銷字樣。
(九)案件與歸檔清單之登載不符。
(十)案件未以原件歸檔且未經簽奉機關首長或其授權人員核准。
(十一)案件未依第五點規定載明。
   前項第二款情形之補正,應由案件原業務相關承辦人員查明補註蓋
  章,並經機關首長或其授權人員核准後,併同原案歸檔備查。
十一、案件已完成線上簽核之電子檔案,經點收後不得任意刪除或修改,
   應與其他紙本型式案件依產生日期先後順序,歸入同一案卷管理。
十二、紙本來文經轉製電子型式完成線上簽核,承辦人員應依下列規定辦
   理歸檔:
(一)檔號賦予:紙本來文與其轉製電子型式而完成線上簽核之案件,視
   為同一案件,其檔號與線上簽核案件相同。
(二)編寫頁碼:承辦人員應將紙本來文編寫頁碼,且於系統註記紙本來
   文歸檔頁數。
(三)填註分類號及保存年限:承辦人員應將紙本來文填註分類號及保存
   年限,其分類號與線上簽核案件相同。
(四)送件歸檔:紙本來文應併同線上簽核案件歸檔。
   前項歸檔案件,檔案管理人員應依下列規定辦理:
(一)確認歸檔:檢視紙本來文是否併同線上簽核案件歸檔,並依第十點
   規定進行查核,確認無誤後始得點收。
(二)檔案保管:
   1.併同歸檔之紙本來文,應於目次表呈現相關訊息。
   2.電子檔案清查時,應併同清查紙本來文之保存狀況。
   3.紙本來文應依機關檔案保管作業要點規定進行上架存放,不另
     置專區。
(三)檔案清理:紙本來文應併同線上簽核案件辦理銷毀、移轉及移交檔
   案管理作業。
十三、案件應歸檔未歸檔者,各機關檔案管理人員應定期辦理稽催;經稽
   催三次仍未歸檔者,簽請議處。
十四、調案人借調檔案,應填具調案單(如附件)提出調案申請。
    各機關間借調檔案,應備函提出請求。
    有權機關依法調用檔案,應備函提出申請並載明法律依據、調用
   目的及調用期間。但其他法令另有規定者,不在此限。
十五、依規定借調或調用檔案,應依下列規定辦理,始得以調案單向檔案
   管理人員調案:
(一)調案人借調之檔案為個人承辦之案件,應經機關第二層主管核准。
   但屬國家機密者,除辦理該機密事項業務者外,應經原核定機關或
   其上級機關有核定權責人員書面授權或核准;他機關借調或依法調
   用檔案,承辦單位應依來函簽辦,並經機關首長或其授權人員核准
   。
(二)調案人借調檔案以承辦案件相關者為限。但因業務需要,借調非主
   管案件檔案,應經該案件之主管核准。
十六、各機關檔案管理人員依核准調案單調出之檔案,應避免使用檔案原
   件,以提供複製品為原則。
十七、借調機密檔案時,調案人應親自或指定人員簽收。但借調極機密以
   上等級者,應由調案人親自簽收。
    他機關借調或調用機密檔案經簽准調出後,承辦人員應以密件函
   復方式送達。
十八、依規定借調或調用之檔案,應妥善保管,不得有下列情形:
 (一)遺失或缺頁。
 (二)拆散、污損等破壞檔案之行為。
 (三)添註、塗改、更換、抽取、圈點或增加等變更檔案內容。
 (四)轉借、轉抄或非法提供他人閱覽。
十九、借調與調用檔案之期限及展期,依下列規定辦理:
 (一)非機密檔案借調期限為十五日、機密檔案借調期限為七日;屆期
    需繼續使用,應依原核准程序申請展期,並知會檔案管理人員;
    展期次數不得超過三次,展期期限同原借調期限。
 (二)展期次數超過三次,仍需使用檔案者,應先行歸還檔案,再重行
    申請借調。
二十、檔案調出後,檔案管理人員應作成調案紀錄,摘要記載調案人、調
   案單位、調案日期、案由、文號、稽催情形、應歸還日期及歸還日
   期。
    前項調案紀錄,得以紀錄卡、紀錄簿、電子紀錄或其他方式作成
   。
二十一、借調檔案歸還時應由檔案管理人員檢查無誤,並於調案單及調案
    紀錄上註記歸還日期後,將調案單退還調案人;有第十八點規定
    情形之一者,檔案管理人員應於調案紀錄上載明事由,並簽請機
    關首長或其授權人員議處,其調案單不予退還。
二十二、機密檔案歸還時,調案人應於機密檔案專用封套簽章後密封,並
    於封套上加註歸還日期。
     借調極機密以上等級者,應由調案人親自歸還檔案管理人員。
     檔案管理人員應檢視封套是否依規定密封。未密封者,應即通
    知調案人處理,並於調案紀錄註記之。
二十三、借調檔案逾借調期限未辦理展期者,由檔案管理人員製作逾期未
    歸還檔案稽催單,向調案人稽催;他機關調用檔案逾期未歸還,
    由承辦單位函請該機關歸還。
     調案人經稽催三次仍未歸還者,由檔案管理人員簽請機關首長
    或其授權人員議處。
二十四、各機關應依有關法規之規定,主動辦理機密檔案之機密等級變更
    或解密事宜。
     檔案管理人員應定期清查機密檔案。清查時,得請各承辦單位
    依法辦理機密檔案機密等級之變更或解密事宜。但保密期限屆滿
    者,其解密事宜,由檔案管理人員會商承辦單位辦理。
二十五、各機關人員調(離)職時,應知會檔案管理人員檢查其借調檔案
    情形,其借調之檔案應全部歸還,不得轉借。但屬他機關向本機
    關借調或依法調用之檔案,未屆借調期限者,應依相關規定列為
    職務移交事項。