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法規內容

法規名稱: 臺南市政府警察局公文電子交換作業要點
公發布日: 民國 100 年 04 月 25 日
發文字號: 南市警秘字第1000800165號
法規體系: 臺南市法規資料庫/警察類
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一、臺南市政府警察局(以下簡稱本局),為推動電子化政府,簡化文書
    作業,以求公文瞬即送達,提高政府行政效能,創新政府為民服務品
    質,爰依公文程式條例第十二條之一及機關公文電子交換作業辦法第
    十二條規定,訂定本要點。


二、本局及所屬機關實施公文電子交換作業依本要點之規定,本要點未規
    定者,適用行政院頒文書處理手冊、機關公文電子交換作業辦法或其
    他有關法令之規定。但機密性文書,暫不適用。


三、本要點用詞定義:
(一)電子交換:指將公文及附件資料,透過電腦電子化處理及電信網路
      或公文電子交換服務中心,予以傳遞收受者。
(二)行文群組:係指對於經常同時一次行文之對象,予以分類編組,各
      組取其概括性通稱,賦予群組代碼、簡稱。
(三)電子信箱位址:表示機關(單位或個人)所在的國家、網路系統及
      工作主機,組成收文者位址,供收受電子文件之用。


四、電子交換權責劃分:
(一)本局秘書室:負責辦理本局公文電子交換總收文、發文、檔案管理
      及時效研、管考稽查等事宜。
(二)本局資訊室:負責辦理本局公文電子交換作業系統、公文電子傳遞
      執行計畫、建置管理電子交換服務中心、綜理電子交換資訊、技術
      指導等事宜。
(三)本局人事室:配合辦理本局電子交換教育訓練及考核獎懲等事宜。


五、電子交換對象與條件:
(一)各機關、事業機構、團體、個人。
(二)具有能與公文電子交換服務中心連線,並能傳送、讀取及列印文書
      資料之電腦設備者。


六、電子交換收文、發文處理原則,機關公文電子交換機制分為三類:
    第一類:屬經由市、縣政府系統公文電子交換服務中心(eClient 公
            文用戶端系統)集中處理,電子認證、收方自動回復等功能
            ,並提供交換紀錄儲存,正、副本分送及怠慢處理等加值服
            務者。
    第二類:屬點對點直接電子交換,並具有加密(電子數位信封)、電
            子認證、收方自動回復等功能者。
    第三類:屬發文方登載於電子公告欄,並得輔以電子郵遞告之,不另
            行文者。


七、電子交換收文、發文處理程序:
(一)收文處理程序:
      識別通行、電子認證、收文確認、收文列印、檢視處理、分文、編
      號、登錄、傳送等。
(二)發文處理程序:
      檢視發文清單、校對、識別通行、電子認證、發文傳送、發文確認
      、加蓋「已電子交換」章戳、檢視發送結果、處理失敗訊息等。


八、電子交換一般規定:
(一)公文以電子交換行之者,得不蓋用印信或簽署。
(二)收發人員應於收到電子文件時,蓋用「已電子交換」電子文件章戳
      。
(三)與電子交換作業有關之操作、管理、稽核人員、皆負有保密之義務
      。
(四)各單位由收發人員負責辦理公文電子交換作業。但依公文性質、行
      文單位及時效,有適當控管程序,可指定專人辦理者,不在此限。
(五)收、發電子公文,不得增、減發送或列印。
(六)為確保電子公文之真實無訛,凡涉及重大權益之得失變更案件,收
      文、發文雙方均得要求立即確認、重傳或回傳以驗證之;尤其要注
      意重要關鍵字句、金錢、數字、日期、時間,以及人、物、地名之
      核對。
(七)公文電子交換作業使用之 gca  卡及讀卡機,應指定總收發專人負
      責保管使用,上述設備如有遺失或損毀,應依相關規定程序申請補
      發。


九、電子交換公文應由各業務單位承辦人自行校對並應注意下列事項:
(一)應先檢查公文原稿,是否依決行層次完成判發程序,非經判發,不
      得發文。
(二)急要文稿應優先處理。
(三)由螢幕上全頁校對並校對附檔發文全文。
(四)校對公文之密等、速別、全文之款式、內容及標點符號是否正確。
(五)公文應特別校對數字、人名、地名及時間是否正確。
(六)公文應校對是否使用標楷體字型。
(七)附件隨文或附件領回自發併送,應註明並檢點是否齊全。
(八)副本含附件時,應予註明。
(九)檢查正、副本行文單位名稱是否為正確之機關全銜,避免錯誤而造
      成無法電子交換之情形。
(十)受文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時,應詳加核對發文清
      單,檢查非電子交換文件正、副本受文者及附件之件數是否齊全。
(十一)文稿之檔號、保存年限及頁碼是否填寫完整。
(十二)經校對無誤後,於校對欄蓋章並將電子檔傳送至各單位收發人員
        發送。


十、除機密文件及附件為實體、支票、原始憑證、須蓋印章之表單或受文
    機關未實施電子交換、前置處理器暫停使用時等無法以電子檔傳遞者
    ,餘均應實施電子交換發文(包括本文及附件)。若附件為紙本,應
    以掃描器,掃描成電子檔傳送。


十一、各單位應每月五日前詳實登錄於研考會建置公文電子交換暨線上簽
      核填報系統(網址:http://edic.good.nat.gov.tw/)填報,填記
      方式如下:
  (一)收文件數:紙本收文件數+電子收文件數。
  (二)發文件數:紙本發文件數+電子發文件數。
  (三)不適用電子交換件數:密件及附件為實體、支票、原始憑證、須
        蓋印章表單。
  (四)非電子交換數:受文機關未實施電子交、受文機關前置處理器暫
        停使用、承辦人配合電子交換作業意願不足。
  (五)電子公布欄件數:為上載至全國政府機關電子公布欄或本局內部
        公布欄皆可計算入內。


十二、獎懲規定:
  (一)應實施電子交換發文件(包括本文及附件),未依規定實施公文
        電子交換者,經抽查凡半年累計應實施公文電子交換文件,卻未
        依規定辦理十件以上者承辦人予以申誡一次處分,二十件以上者
        申誡二次處分。
  (二)辦理推動公文電子交換作業辦理轉檔、傳送、發文辛勞得力人員
        ,每半年統計電子交換發文件數佔總發文件數百分比評核,獎勵
        如下;
        1.各分局、大隊、隊評比成績,第一、二名依實際出力人員業務
          主管、承辦人(收文、轉檔、傳送、發文)各嘉獎二次,第三
          、四名業務主管嘉獎一次、承辦人嘉獎(收文、轉檔、傳送、
          發文)二次、第五、六名承辦人嘉獎(收文、轉檔、傳送、發
          文)一次。
        2.各科、室、中心評比成績,第一、二名主管、承辦人各嘉獎二
          次(登記桌作業),第三、四名主管嘉獎一次、承辦人嘉獎二
          次(登記桌作業)、第五、六名承辦人(登記桌作業)嘉獎一
          次。
        3.本局辦理電子交換作業辦理轉檔、傳送、發文實際得力、推動
          本項作業及資訊人員、督導本案作業人員(獎勵總額度嘉獎一
          次六人次)。


十三、本作業要點如有未盡事宜,得隨時修訂之。