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法規內容

法規名稱: 臺南市政府採購稽核作業應注意事項
公發布日: 民國 100 年 02 月 01 日
發文字號: 府秘採字第1000076606號
法規體系: 臺南市法規資料庫/秘書類
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一、臺南市政府採購稽核小組(以下簡稱本小組)執行採購稽核作業,除
    應依照政府採購法及政府採購稽核小組作業規則辦理外,並為實際需
    要,訂定本注意事項。


二、本小組每月稽核監督案件來源如下:
(一)本市各機關每月決標之採購案件。
(二)眾或廠商檢舉之異常採購案件。
(三)民意關切之異常採購案件。
(四)媒體報導之異常採購案件。
(五)監審檢調機關移送案件。
(六)主管機關移送案件。
(七)主動自政府採購公報、政府採購資訊公告系統或查核系統資料庫
      勾稽篩選之異常採購案件。
(八)其他異常採購案件。


三、受理稽核案件作業規定:
(一)提供民眾或廠商多重受理管道,如:電話、傳真、電子信箱及陳情
      書等 方式,並設專人處理,受理方式辦理採購機關應於招標公告
      及招標文件一併登載;各受理管道應保持暢通。
(二)受理形式不拘,書面(陳情書、檢舉函、傳真)或電子郵件均可。
      惟檢舉人如係透過電話舉發不法採購案,宜請補送相關資料,俾利
      據以稽核監督。
(三)無具體內容或未具真實姓名或地址者,依行政程序法第一百七十三
      條第一款規定,得不受理。
(四)採購案件已進入司法程序或其相關文件已遭檢調機關調閱者,得暫
      免予稽核監督。
(五)廠商提出之檢舉,如係為確保其權益之救濟,而非以打擊黑金、檢
      舉不法為目的,宜通知其循異議申訴管道救濟,並移請招標機關續
      為處理。


四、處理稽核案件作業規定:
(一)先取得採購案件之採購公告或招標文件,據以研判案情,並就現有
      資料發掘可能之缺失。
(二)針對民眾(廠商)舉發事項發現可能之缺失,並儘可能就其他相關
      作業併予稽核監督。
(三)如仍有未明之處,以書面洽招標機關進一步檢討釐清並提必要之佐
      證資料。
(四)稽核監督所見缺失有違反政府採購法令者,將所違反之法條或令(
      函)號敘明,如有必要,併引述法令內容;有政府採購錯誤行為樣
      態所定情形者,將該錯誤行為之樣態項次及其內容敘明;相關作業
      或行為有不合理或未盡周延之處者應予敘明。
(五)稽核監督所見缺失儘可能一次以書面函知招標機關。
(六)得視業務需要,邀請有關機關人員或學者、專家提供諮詢意見;必
      要時並得委託專業人士協助稽核。
(七)遇機關辦理採購涉有違反政府採購法令者,函知該機關採行改正措
      施,並副知其上級機關及審計機關;其情節重大者,得另通知機關
      追究相關人員責任,並應就上述執行情形予以追蹤管制。
(八)遇廠商涉及陪標、圍標或機關人員涉及貪瀆、洩密、圖利等不法情
      事之嫌者,應即移送本府政風處,以防杜犯罪。
(九)處理結果宜回復檢舉人或陳情人,如無必要,無需將稽核監督經過
      鉅細靡遺告知。惟如檢舉人或陳情人要求提供稽核監督結果時,應
      留意行政程序法第一章第七節「資訊公開」及「行政資訊公開辦法
      」之相關規定。
(十)稽核委員及稽查人員辦理稽核監督,應公正行使職權,不得有下列
      情形:
      1.假稽核監督之名,妨礙機關依法辦理採購。
      2.接受不當餽贈或招待。 
      3.代採購機關訂定底價、審查投標案件、評選廠商或其他類似情形
        。
      4.藉稽核監督之便,蒐集與稽核監督無關之資訊或資料,或為其他
        類似情形。
      5.洩漏應保密之稽核監督所獲資訊或資料。 
      6.洩漏應保密之稽核監督時間、地點及對象。 
      7.未經稽核小組指派,自行辦理稽核監督。
      8.從事足以影響稽核委員或稽查人員尊嚴或使一般人認其有不能公
        正執行職務之事務或活動。


五、稽核委員辦理稽核監督,除涉及本人目前或過去三年內任職機關之採
    購事項應行迴避外,其迴避準用政府採購法第十五條之規定。


六、本小組稽核委員、稽核人員及秘書單位之分工:
(一)稽核委員之工作如下:
      1.承召集人之命,組成專案小組,就重大異常之採購進行稽核監督
        ,得視需要召開稽核監督會議並擔任主席。
      2.就受派稽核監督之案件,決定是否通知機關對採購標的進行檢驗
        、拆驗、化驗或鑑定,或邀請有關機關人員或學者、專家提供諮
        詢意見或委託專業人士協助稽核。
      3.稽核監督完成後,自行或責成稽查人員撰擬稽核監督報告,並於
        十五日內向稽核小組提出。
      4.參與稽核小組會議,審議各委員提出之專案稽核報告及其他有關
        事項。
      5.對於採購稽核業務之推動與興革,提供專業諮詢意見。
      6.其他與採購稽核業務有關之事項。
(二)稽查人員之工作如下:
      1.承辦一般(書面)稽核監督案。
      2.奉派參與專案稽核監督時,負責稽核監督會議行程安排、議事記
        錄及資料整理,並接受稽核委員之指揮與調度,襄助稽核監督,
        並就所見採購缺失向稽核委員彙報。
      3.受稽核委員指派辦理專案稽核報告撰擬。
      4.承辦一般稽核案件時,審酌有無通知機關對採購標的進行檢驗、
        拆驗、化驗或鑑定或邀請有關機關人員或學者、專家提供諮詢意
        見或委託專業人士協助稽核之必要,並就其有必要者,敘明理由
        簽報稽核委員轉召集人或其代理人核定。
      5.其他與採購稽核業務有關之交辦事項。
(三)秘書單位之工作如下:
      1.檢舉專線電話受理與處理。
      2.受理民眾或廠商有關採購之檢舉、陳情案。
      3.針對媒體及民代關切案件中篩選異常採購案。
      4.透過政府採購公報或政府採購資訊公告系統篩選異常採購案。
      5.蒐集每月採購稽核案件資料,簽請召集人圈選並指派稽核委員執
        行稽核工作。
      6.本小組會議議事安排及記錄。
      7.配合稽核委員及所指派之稽核人員,聯繫受稽核單位,安排稽核
        日期、地點等相關事宜。
      8.彙整一般稽核及專案稽核之稽核監督報告。
      9.就稽核監督報告所列缺失,函請受稽核單位限期改進及安排複檢
        事宜。
      10. 稽核監督成果後續行政事項(函送稽核監督報告、須移送司法
          機關續為處理之相關事宜),及受稽核監督機關所提改正措施
          、追究相關人員責任等事項之追蹤及列管。
      11. 稽核小組成員之派聘行政作業。
      12. 本稽核小組交辦之一般行政事項(預算、管考、業務報告、宣
          導…)。
      13. 定期向主管機關(行政院公共工程委員會)彙報稽核監督成果
          及管考資料。
      14. 其他與採購稽核業務有關之交辦事項。


七、本小組稽核監督案件,分為一般稽核案件及專案稽核案件:
(一)專案稽核之處理原則:發現本市各機關辦理採購有重大異常者,或
      異常採購案件有實地專案稽核監督之必要者,得指派稽核委員進行
      專案稽核。
(二)一般稽核案件
      1.適用案件:採購有異常情形,且可藉由機關提供之採購文件稽核
        監督其異常情形者,採行書面稽核。
      2.洽招標機關提出說明並提供必要之採購文件及往來文書,並應避
        免洩漏陳情人或檢舉人身分。
(三)本小組每月應至少辦理書面稽核十件、專案稽核案三件,並依格式
      彙送主管機關;主管機關並將視各採購稽核小組所轄機關上一年度
      採購案件總量之多寡,分別訂定一定比率之稽核案件數目標值。


八、稽核委員執行稽核監督時,由秘書單位配合其所指派之稽查人員,聯
    繫受稽核機關,安排日期、地點等相關事宜,以利進行稽核監督作業
    。進行稽核監督時,得不預先通知機關。


九、稽核委員至採購機關辦理稽核監督時,應主動出示稽核小組之書面通
    知及身分證明。受稽核單位應協助本小組辦理稽核監督,準備適當稽
    核場所、備妥稽核案件相關資料,並配合稽核委員執行稽核監督工作
    之相關事宜,必要時得攜回受稽核機關之書面資料,並得以書面通知
    機關對採購標的進行檢驗、拆驗、化驗或鑑定等。


十、秘書單位應配合稽核委員每月定期將稽核執行情形簽報召集人,並將
    稽核監督報告所列缺失,函請受稽核機關限期改進;稽核案件缺失之
    改善情形,應簽會稽核委員,如稽核委員認有複查之必要者,由秘書
    單位安排複查事宜。


十一、缺失改正及追蹤管制
  (一)改正措施內容:
        1.另為適法之處置:採購缺失其有本法第五十條第一項各款情形
          之一者,應依同條第二項之規定辦理;其餘缺失,依行政院公
          共工程委員會 89 年 5  月 26 日(89)工程企字第 8901474
          5 號函之規定,除有為因應緊急情況或公共利益之必要者外,
          應予改正後再辦。
        2.應有防杜再犯相關缺失之具體措施:譬如檢討制式招標文件或
          招標作業之妥適性、就有關人員施予與採購有關之訓練或調離
          與採購有關之職務。
  (二)追蹤列管:
        1.責請機關就稽核監督所發現之缺失提出改正措施。
        2.追蹤管制改正措施落實情形,並留意其後續相關採購辦理情形
          ,適時或加強稽核監督。